Plus d'énergie pour les processus de signature avec GoSign

GoSign a été choisi par un acteur majeur du secteur des services intégrés de l'eau pour numériser ses processus d'achat.

GoSign pour le secteur de l'énergie et des services publics

De la fourniture d’électricité et de gaz au cycle de l’eau et à la gestion des déchets, les services publics sont indispensables à la santé des citoyens et au fonctionnement des activités quotidiennes et de l’économie. Leur résilience est donc devenue de plus en plus importante face à la fois à l’augmentation des phénomènes météorologiques extrêmes et aux vulnérabilités liées au développement de la numérisation. Dans ce contexte, l’adoption de solutions de confiance numérique est la clé pour relever les défis du présent tout en garantissant l’intégrité, l’authenticité et la sécurité de ses appareils.

Objectif : numériser les processus d'achat

GoSign a été choisi comme partenaire pour répondre aux besoins d’une importante société de services publics multiples opérant dans la gestion et le développement de réseaux et de services dans les secteurs de l’eau, de l’énergie et de l’environnement. Le groupe, l’un des principaux opérateurs au niveau national dans le secteur des services intégrés de l’eau, avait besoin de numériser ses processus d’achat, qui avaient toujours été gérés de manière analogique. Ceux-ci ont impliqué des utilisateurs internes et externes à l’organisation.

En détail, le client avait besoin de numériser l’approbation et la signature des documents :

Demande de dérogation aux conditions de paiement ;
Contrat à fournisseur unique ;
Formulaire d’entrée des marchandises ;
Formulaire de demande d’achat.

La nécessité était donc de s’équiper d’un système de signature électronique permettant la dématérialisation complète du processus d’achat, depuis le remplissage des formulaires spécifiques jusqu’à leur soumission pour approbation et signature, avec la possibilité de pouvoir joindre tout document utile au processus d’approbation. Il était donc impératif de rationaliser les processus d’achat spécifiques, afin d’accélérer les activités, sans pour autant renoncer à la sécurité.

Une autre question importante était l’uniformité : le groupe devait gérer ses entreprises de manière uniforme afin qu’elles puissent échanger des documents de manière standardisée et conformément à la procédure interne.

Avec GoSign, la gestion des documents est facile et sécurisée

Le client, satisfait de la précédente collaboration avec InfoCert qui avait vu l’adoption du produit Legalmail Enterprise, a décidé de poursuivre son chemin de transformation numérique, en se tournant cette fois vers InfoCert pour un projet de numérisation plus complexe.

L’appréciation d’InfoCert s’est accrue au fil du temps car, par rapport aux expériences précédentes avec d’autres fournisseurs numériques, le groupe s’est toujours senti écouté et soutenu. Grâce à un gestionnaire de compte technique dédié, il a en effet été suivi pas à pas dans les mises en œuvre et ses besoins ont été écoutés attentivement.

InfoCert a donc proposé l’adoption de la solution de signature numérique GoSign, un service destiné à faciliter l’introduction de la signature numérique dans les entreprises, qui combine un modèle conforme à la réglementation et une grande facilité d’utilisation.

GoSign est parfait pour les besoins du groupe car il permet de classer les documents, d’ajouter des notes, de gérer les pièces jointes et de mettre en place des approbations multiples, ce qui permet d’apposer des signatures même à des utilisateurs extérieurs à l’entreprise. Le service permet le respect des politiques de signature, la synchronisation des processus administratifs, le suivi de tous les actes formels et l’archivage de tous les documents signés. La technologie de la signature numérique garantit également l’authenticité du document, permettant de vérifier à la fois l’identité du signataire et l’inaltérabilité du document dès sa signature.

En particulier, des utilitaires spéciaux ont été spécifiquement créés dans GoSign, appelés « utilitaires conviviaux », qui leur permettent d’être utilisés de manière transversale par des clients appartenant au groupe mais à des sociétés différentes.

Outre l’intégration avec SAP, InfoCert a également développé pour le client une intégration entre GoSign et le système de gestion utilisé en interne par son département RH. Les employés ont ainsi pu gagner du temps et de l’énergie en dématérialisant et en rationalisant les processus internes, obtenant des résultats significatifs en un peu plus de trois ans.

Plateforme de signature électronique GoSign

Utilisez un outil unique pour signer, horodater et vérifier vos documents. Selon le processus en question et le niveau de confiance requis, choisissez la solution de signature électronique qui convient le mieux : signature simple, avancée ou qualifiée.

Plateforme de signature électronique GoSign

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