L’importance du tiers de confiance pour votre signature électronique 11 janvier 2016

Pour avoir la même valeur légale qu’un document papier, un document signé électroniquement doit reposer sur un certificat électronique, une carte d’identité numérique qui garantit l’identité du signataire (authentification) et l’intégrité du document. Les certificats électroniques sont délivrés par des tiers de confiance. Ces organismes habilités permettent de sécuriser les échanges et de protéger les entreprises et les administrations publiques en cas de litige.

Un prestataire reconnu par ses pairs et par l’Etat

En France, un tiers de confiance doit être reconnu par les autres acteurs de la confiance et de l’économie numérique. Il doit appartenir à une fédération (par exemple la Fédération des Tiers de Confiance ou FNTC), à un ordre ou à une association. Ce prestataire habilité peut délivrer un certificat électronique aux entreprises et aux administrations publiques afin de sécuriser leurs échanges.

Transparence, intégrité et confidentialité

Aux yeux des utilisateurs, le certificat électronique – et par extension le tiers de confiance – est synonyme de transparence, d’intégrité et de confidentialité. Le système utilisé intègre des outils permettant de sécuriser les échanges de documents sensibles tels que les contrats, les feuilles de paie, les factures, les données comptables et fiscales.

Tiers de confiance : enjeux technologiques et juridiques

Recourir à un tiers de confiance pour mettre en place une signature électronique est capital en raison des enjeux technologiques et juridiques. En effet, un tiers de confiance se doit de contribuer aux évolutions technologiques afin de mettre en place de nouveaux systèmes qui allient performance, sécurité et flexibilité. Sur le plan juridique, un certificat électronique délivré par un tiers de confiance confère une valeur probante aux documents dématérialisés. Par conséquent, une signature électronique qui repose sur un certificat peut être reçue comme preuve, au même titre qu’une signature manuscrite. Un avantage non négligeable qui permet de défendre les intérêts de son organisation et de respecter la législation en vigueur.

A qui s’adresse la signature électronique ? 11 janvier 2016

Reconnue par la directive 1999/93 du Parlement européen et introduite dans le droit français par la loi du 13 mars 2000, la signature électronique est indispensable pour les entreprises et les collectivités qui souhaitent dématérialiser des documents sensibles pouvant être l’objet d’un litige ou d’un contrôle de l’Etat. Contrats en ligne, feuilles de paie, feuilles de soins, factures, bons de livraison, marchés publics : les usages de la signature électronique sont multiples.

Une gestion optimale des contrats en ligne grâce à la signature électronique

La signature numérique est très répandue dans des secteurs comme la banque, l’assurance et le commerce. Elle permet aux entreprises de dématérialiser leurs contrats, quel que soit le nombre de pages. Les nouveaux clients peuvent ainsi consulter toutes les clauses de leur contrat en ligne en toute tranquillité, depuis un ordinateur ou un appareil mobile. En un clic, ils acceptent les termes et conditions du contrat. Une fois la souscription validée, le commercial peut transmettre aux autres départements le contrat qui sera rapidement intégré au système d’information et conservé en lieu sûr.

Autres utilisations de la signature électronique dans le secteur privé

La signature électronique permet de dématérialiser d’autres documents à caractère sensible tels que :

  • des factures ;
  • des feuilles de paie ;
  • des bons de commande et/ou de livraison.

Elle est également très appréciée des professions libérales (médecins, avocats) qui recherchent un moyen flexible, rapide, peu onéreux et sécurisé d’échanger des documents.

Une palette de téléservices sécurisés par la signature électronique

Dans le secteur public, la signature électronique offre un accès sécurisé à des documents confidentiels. Elle est notamment adoptée dans les domaines suivants :

  • l’éducation : inscriptions des élèves (collèges, lycées, universités), transmission des notes, communication entre le corps enseignant et les élèves/parents ;
  • la santé : accès aux dossiers médicaux, formulaires en ligne, demandes de remboursement ;
  • les marchés publics : les plateformes de dématérialisation qui reposent sur la signature électronique permettent aux administrations publiques de recevoir les candidatures des intéressés.

Signature électronique : ce qu’il faut en retenir 11 janvier 2016

Souvent louée, parfois critiquée, la signature électronique a beaucoup d’adeptes et quelques détracteurs. Encore mal comprise, elle a fait et fait encore couler beaucoup d’encre. Levons le voile sur ce procédé au formidable potentiel.

La signature électronique, qu’est-ce que c’est ?

La signature électronique est un procédé fiable permettant de sceller un document électronique avec l’identité du signataire. Elle repose sur :

  • l’authentification : l’auteur du document est bien la personne qui prétend l’être ;
  • l’intégrité : capacité à garantir que le document n’a pas été altéré.

Les principaux avantages de la signature électronique

  • Un gain de temps : transmission instantanée des documents signés par voie électronique, intégration directe des documents dans le système d’information de l’entreprise ;
  • économies de papier ;
  • une plus grande mobilité : documents consultables à tout moment depuis un appareil mobile (smartphone, tablette) ;
  • une meilleure conservation des archives ;
  • des outils qui assurent le respect du cadre juridique en vigueur.

La signature électronique et la sécurité des échanges

Dans la plupart des cas, l’identité du signataire et l’intégrité du document sont garantis par un certificat électronique. Il s’agit d’un logiciel délivré par un prestataire homologué par l’Etat (tiers de confiance) qui remet un code au signataire et une clé au destinataire permettant de vérifier la signature.

La signature électronique a-t-elle la même valeur légale qu’un document papier ?

Oui, à condition qu’elle repose sur un certificat électronique. Introduite en mars 2000 dans le droit français, la signature électronique est d’ailleurs plus fiable qu’une signature manuscrite, car elle garantit l’intégrité du document.

Comment mettre en place un système de signature électronique ?

En faisant appel à un tiers de confiance qui remettra à l’entreprise les clés nécessaires au déchiffrement des documents matérialisés.

Qui utilise la signature électronique ?

Tant les entreprises que les collectivités publiques adhèrent à la signature électronique pour faciliter l’échange de documents dématérialisés : contrats, factures, bons de livraison, formulaires, feuilles de soins, etc.

10 raisons d’utiliser la signature électronique 11 janvier 2016

La signature électronique s’impose de plus en plus au sein des entreprises et des administrations publiques. Vous hésitez encore à vous mettre au numérique ? Voici dix bonnes raisons de dématérialiser vos documents de manière sécurisée.

  1. Une gestion rapide et efficace des contrats en ligne

Grâce à la signature électronique, un utilisateur peut souscrire un contrat en ligne en quelques clics depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Il n’a pas besoin de se déplacer et peut consulter depuis chez lui ou depuis son bureau toutes les clauses de son contrat (bancaire, d’assurance, etc.) avant de le signer.

  1. Réduction des coûts et gain de temps

La dématérialisation permet d’éliminer les coûts d’affranchissement engendrés par l’impression, la photocopie et l’envoi des documents papier. Par ailleurs, un document signé électroniquement peut être transmis à un autre département ou à un client en quelques clics.

  1. Un outil au service du client

Les clients apprécient la flexibilité associée à la signature électronique : signature instantanée depuis n’importe où, possibilité de consulter les documents en toute tranquillité…

  1. Une relation client optimisée

Les employés peuvent envoyer leurs présentations de produits sur les appareils mobiles, une approche plutôt bien accueillie par les clients qui sont libres de les consulter quand bon leur semble. Chaque partie peut ainsi mieux préparer le futur entretien au cours duquel seules les questions essentielles seront abordées.

  1. Des employés qui se dédient à leur cœur de métier

Grâce à la dématérialisation, les employés n’ont plus beaucoup de temps à consacrer à la signature des contrats. Ainsi, ils peuvent se concentrer davantage sur des actions à plus grande valeur ajoutée telles que la vente de produits ou le suivi des dossiers clients.

  1. Respect de la législation en vigueur

Les outils utilisés intègrent des fonctionnalités qui assurent le respect des normes fiscales et administratives en vigueur.

  1. Une meilleure conservation des archives

Conservation des archives en un lieu sûr et recherche rapide des documents (recherche par métadonnées).

  1. Valeur probante des documents signés électroniquement

Une signature qui repose sur un moyen fiable d’identification (certificat électronique) a la même valeur légale qu’un document papier.

  1. Une démarche respectueuse de l’environnement

Elimination du papier.

  1. Consolidation de l’image de marque

En adoptant une solution innovante et écologique, l’entreprise améliore considérablement son image de marque auprès de ses collaborateurs

Mieux gérer vos contrats en ligne avec la signature électronique 11 janvier 2016

Souscrire une assurance ou un abonnement téléphonique, signer un contrat bancaire, valider une inscription dans une université, consulter ses feuilles de soins, répondre à des appels d’offres publiques… De nos jours, il est possible de réaliser un grand nombre de démarches en ligne grâce à la signature électronique. Réduction des coûts, traitement des données plus rapide, meilleure conservation des documents, valeur probante : la signature électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment dans la gestion de leurs contrats en ligne.

Signature électronique : facile, rapide et économique

La signature d’un contrat est un procédé qui peut être long, fastidieux et onéreux, en particulier pour le secteur bancaire et les assurances qui proposent à leurs clients des contrats de plusieurs pages. En dématérialisant leurs documents, les entreprises réduisent leur consommation de papier et les coûts de traitement tels que l’impression, les photocopies et les affranchissements. Le client peut prendre le temps d’examiner les termes du contrat quand il le souhaite et le signer en quelques clics depuis chez lui sans avoir à se déplacer. Un gain de temps pour les clients et pour les employés qui peuvent se dédier pleinement à des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Un suivi plus efficace en interne et une meilleure conservation des données

La signature électronique est synonyme de flexibilité et de meilleure organisation interne. Une fois que votre équipe commerciale a décroché un nouveau contrat, elle transmet les documents dématérialisés au département administratif qui les intègre directement au système d’information de votre entreprise. Ce procédé automatisé permet d’ouvrir des comptes et d’envoyer des factures plus rapidement, tout en respectant la législation en vigueur. En outre, la dématérialisation facilite l’archivage des documents pendant la durée légale de leur conservation.

Le certificat électronique confère une valeur probante à vos documents numériques

Pour que des contrats signés électroniquement aient une valeur légale et puissent être acceptés comme preuves en cas de litige ou de contrôle de l’Etat, ils doivent remplir certains critères :

  • intégrité des données ;
  • identité du signataire ;
  • non-répudiation des données.

Le certificat électronique, délivré par un tiers de confiance, permet de garantir le respect de ces critères.

Simplifier l’immatriculation de vos véhicules d’entreprise en adoptant le certificat électronique 2 juin 2015

L’acquisition d’un nouveau véhicule implique une série de démarches administratives fastidieuses auprès de la préfecture. En effet, tout véhicule neuf doit être immatriculé avant sa mise en circulation, sous peine d’amende. Depuis le 15 juin 2009, il n’est plus nécessaire de se rendre à la préfecture pour obtenir son certificat d’immatriculation (la carte grise) et commander ses plaques d’immatriculation. Une bonne nouvelle pour les entreprises qui sont amenées à immatriculer régulièrement des véhicules de société pour leurs employés. Toutefois, au même titre que toutes les téléprocédures, l’immatriculation en ligne requiert l’utilisation d’un certificat électronique.

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Depuis le 1er janvier 2010, les pouvoirs adjudicateurs peuvent imposer aux candidats des réponses à un appel d’offres de marché public par voie électronique. La dématérialisation des réponses permet notamment aux candidats d’être accompagnés à chaque étape de la procédure et de bien respecter la législation en vigueur. Tous les documents envoyés par voie électronique doivent reposer sur un système électronique fiable afin d’avoir une valeur légale. Cette fiabilité est garantie par le certificat électronique.

5 façons de simplifier les échanges avec vos partenaires commerciaux avec le certificat électronique 2 juin 2015

Depuis l’introduction de la signature électronique dans le droit français (loi n°2000-230 du 13 mars 2000), un document signé électroniquement a la même valeur juridique qu’un document papier. La signature électronique repose sur un certificat électronique, un certificat délivré par un prestataire de confiance qui établit le lien entre le document et son signataire. Depuis la simplification des démarches à l’élimination du papier, l’utilisation d’un certificat électronique suppose de nombreux avantages pour les entreprises et leurs partenaires. Nous vous en avons sélectionné 5.

Le certificat électronique pour effectuer vos téléprocédures administratives 2 juin 2015

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Vous souhaitez immatriculer une entreprise, déposer vos comptes annuels ou faire des modifications au registre du commerce et des sociétés (RCS) ? La plupart des démarches effectuées auprès des greffes des tribunaux de commerce peuvent être réalisées en ligne. Toutefois, vous devez pour cela acquérir un certificat électronique. Le certificat est votre carte d’identité électronique qui vous authentifie, garantit l’intégrité de tous vos documents et leur confère une valeur juridique.

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