La dématérialisation des échanges dans les entreprises se démocratise. Mais à y regarder de plus près, la route sera encore longue avant de pouvoir parler de généralisation. Le bulletin de paie électronique (BPE) est un bon exemple de cette situation. Afin de simplifier et d’alléger les procédures inscrites dans le Code du travail, le bulletin de paie dématérialisé a été rendu légal le 12 mai 2009. La loi autorise ainsi un employeur à remettre au salarié son bulletin de paie « sous forme électronique », à condition d’obtenir son accord et de « garantir l’intégrité des données ». Dans ce domaine, la France est en retard par rapport à de nombreux pays européens. Le BPE a pourtant de nombreux avantages qui jouent en sa faveur. Les nouvelles règles en vigueur dans les mois à venir vont-elles permettre d’inverser la tendance ?

Le taux de dématérialisation des bulletins de paie en France est de 15%, contre 95% en Allemagne, 73% en Grande-Bretagne et 54% en Belgique. Le BPE est pourtant annoncé depuis plus de 10 ans. Mais ce n’est qu’en 2009 (loi n°2009-526 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures) que les salariés ont pu bénéficier d’un cadre légal plus protecteur vis-à-vis de la dématérialisation de leurs fiches de salaire. Cependant, ce texte n’autorisait pas une entreprise à imposer cette solution. Elle devait obtenir l’accord préalable de ses collaborateurs.

 

Pourquoi mettre en place le bulletin de paie électronique – BPE ?

De nouveaux textes pour favoriser l’adoption du bulletin de paie électronique

Malgré certaines avancées juridiques, le bulletin de paie papier continue pourtant de faire de la résistance sur le territoire français. A partir du 1er janvier 2017, de nouveaux textes vont permettre aux entreprises privées comme au secteur public de généraliser ce système.

Et c’est l’administration qui ouvre la marche avec un décret du 3 août 2016. Au 1er janvier 2020 « au plus tard », les bulletins de paie des agents civils de l’Etat, des magistrats et des militaires devront être mis à disposition des intéressés « sous forme électronique, dans un espace numérique propre, créé et administré par la Direction générale des finances publiques ».

Pour les entreprises, les nouveautés se trouvent dans la loi Travail publiée le 9 août 2016 au Journal officiel après sa validation par le Conseil constitutionnel. A partir du 1er janvier 2017 et « sauf opposition du salarié », un employeur pourra « procéder à la remise du bulletin sous forme électronique », par email et/ou via le futur compte personnel d’activité (CPA). En revanche, si le salarié en fait la demande, son employeur aura l’obligation de lui remettre une version papier.

Les avantages du bulletin de paie électronique – BPE

Sur le principe, le bulletin de paie électronique (BPE) comporte de nombreux avantages pour les entreprises et leurs salariés :

  • Il permet de réduire le papier et les coûts liés à sa transmission (impression, affranchissement, etc), une économie non négligeable. Un rapport gouvernemental estime que « la dématérialisation du bulletin de salaire occasionne des économies immédiates de l’ordre de 33 à 67% ».
  • Il n’est pas falsifiable car il est signé électroniquement.
  • Il est plus facile à conserver car il occupe moins de place et est à l’abri des pertes et destructions (en cas de sinistre, de déménagement, de maladresse).
  • Il facilite les interactions avec les administrations ou autres entités exigeant la production des bulletins de paie.
  • Il permet une meilleure utilisation des ressources humaines : au lieu de se consacrer à des tâches comme la mise sous pli, le classement des documents, les salariés chargés de la gestion des bulletins de paie peuvent ainsi se recentrer sur des activités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
  • Le BPE véhicule une image de modernité.
  • Il constitue un atout à l’heure où l’on incite les entreprises à être éco-responsables.

BPE – Des économies à la clé

La France compte aujourd’hui près de 40 millions de salariés. Ce sont près de 500 millions de fiches de paie qui sont émises tous les ans. Si l’on prend en compte l’impression, la mise sous pli et la distribution (manuelle ou postale), le coût moyen d’un seul bulletin est estimé entre 1,5 et 3€. A la fin de l’année, cela représente un budget conséquent, en particulier pour les petites structures.

L’objectif du BPE est, entre autres, de permettre à une entreprise de faire des économies sur ce poste précis. En moyenne, la dématérialisation d’un bulletin occasionne des économies de l’ordre de 33 à 67%. A l’échelle de tout un pays, les économies sont considérables.

Les avantages de la fiche de paie dématérialisée vont au-delà des coûts. Cette solution permet également un gain d’espace non négligeable. Les entreprises sont légalement contraintes de conserver, pendant au moins 5 ans, les pièces administratives et comptables de chacun de leurs salariés, même lorsque ces derniers ne font plus partie des effectifs. Les documents, auparavant stockés dans les locaux, seront désormais dans une bibliothèque en ligne. La gestion documentaire est bien plus simple de cette façon.

 

Mise en place du bulletin de salaire en ligne ?

Dématérialisation et cycle de vie du bulletin de paie

La mise en place du bulletin de paie électronique dans les entreprises pose plusieurs questions.

  • Obtention du consentement – La remise d’un bulletin de salaire en ligne ne peut s’effectuer que si le salarié y a préalablement consenti. Cela signifie d’abord que l’employeur doit trouver une manière de recueillir ce consentement sans contestation possible, la loi n’explicitant pas les modalités de recueil : avenant au contrat de travail, procédure dématérialisée avec signature électronique ? Par ailleurs, le consentement est obtenu de manière individuelle. Cela signifie que la plupart du temps, il y aura coexistence au sein d’une même entreprise d’un dispositif papier et d’un dispositif électronique.
  • Remise du bulletin de paie – Sauf disposition contraire, chaque employeur est libre de décider des modalités de remise du bulletin de salaire, qu’il s’agisse de le donner en main propre ou de l’envoyer par courrier. Dans le cas du BPE, la loi ne spécifie pas non plus sous quelle forme le bulletin doit être transmis, ce qui crée un certain flottement juridique pour les entreprises : envoyer le bulletin de paie par e-mail est-il suffisant ? Comment s’assurer de l’intégrité du document pour qu’il ne puisse pas être falsifié ?
  • Archivage – Le bulletin de paie fait partie des documents que l’on doit conserver à long terme. Le salarié doit ainsi le garder de manière illimitée tandis que l’entreprise a l’obligation légale de le conserver durant au moins cinq ans, une exigence inscrite dans le Code du Travail et dans celui de la Sécurité Sociale. L’archivage pose d’autres questions : comment assurer un stockage sécurisé des bulletins de paie en préservant la confidentialité requise ? Comment garantir leur lisibilité dans le temps en dépit des changements technologiques (évolution des formats, des appareils, etc) ? Quelles procédures mettre en place pour veiller à la pérennité des documents quel que soit le devenir de l’entreprise ?

Comment proposer le bulletin de salaire en ligne ?

Les solutions technologiques existent et répondent à toutes ces questions :

  • On peut garantir l’intégrité des données en signant électroniquement le BPE avec un certificat électronique délivré par un Tiers de Confiance comme CertEurope.
  • L’employeur peut assurer la conservation du bulletin de salaire électronique en toute confidentialité en le mettant à la disposition du salarié dans un espace personnel de stockage sécurisé en ligne. Appelé « coffre-fort numérique », ce dispositif garantit l’archivage sur le long terme des documents. On peut marquer chacun d’entre eux à l’aide d’un jeton d’horodatage : comparable au cachet de la poste, il permet de prouver que le document a été mis à disposition à une date précise dans le coffre-fort.

Comment favoriser le passage au bulletin de salaire en ligne ?

Le bulletin de paie français reste plus complexe que celui de nos voisins européens. Il peut atteindre 50 lignes là où il n’en fait que 15 en Allemagne. Un vaste chantier de réflexion a été engagé afin de le simplifier et la question de la dématérialisation va de pair avec cette volonté de clarifier et d’alléger les procédures administratives.

Les technologies existent et sont accessibles en terme de coûts et d’implémentation. Elles permettent à la fois d’apporter les garanties juridiques exigées par la loi mais offrent aussi un dispositif sécurisé, pérenne et facile d’accès aussi bien pour l’employeur que pour le salarié. Une manière, sans doute, d’installer la confiance nécessaire à une dématérialisation réussie. Comme toujours dans les processus de dématérialisation, les utilisateurs apprécient…

Pour aller plus loin

L’AFNOR a créé des normes qui préconisent de bonnes pratiques, tant sur le plan technique que fonctionnel.

La norme Z 42-013 : elle vise à favoriser l’archivage et les échanges de fichiers en assurant leur traçabilité et leur intégrité.
La norme Z 42-025 : elle définit les processus à mettre en place pour recueillir le consentement du salarié, créer le bulletin de paie électronique, le remettre et le conserver.
La FNTC (Fédération des Tiers de Confiance) a également rédigé des guides sur le BPE à l’attention de l’employeur et du salarié.

 

Hélène Toutchkov

Hélène Toutchkov
Content Manager