La dématérialisation est en route. Alors que la facturation électronique est progressivement en train de s’imposer pour tous les fournisseurs des entités publiques, la digitalisation des appels d’offres publics est effective pour l’ensemble des entreprises depuis le 1er octobre 2018. Ce changement contribue à simplifier et accélérer le processus de participation aux marchés publics, tout en permettant aux candidats de faire des économies sur les frais d’impression et d’envoi. Mais, concrètement, comment cette dématérialisation des marchés publics impacte-t-elle votre entreprise ? Quelles sont les nouveautés à intégrer ? Faisons le point ensemble.

 

Dématérialisation des marchés publics : l’obligation de transmettre vos documents par voie électronique

Le 1er octobre 2018, la dématérialisation des marchés publics s’est imposée à tous. Depuis cette date, les marchés publics d’une valeur égale ou supérieure à 25 000 € hors taxes doivent obligatoirement être publiés sur une plateforme en ligne, via des « profils d’acheteurs ». Cette mesure existait déjà avant le 1er octobre, puisque les marchés dont le montant estimé dépassait 90 000 € HT étaient déjà soumis à cette obligation.

Conséquemment, cette dématérialisation des marchés publics s’impose également aux entreprises souhaitant répondre aux appels d’offres. Désormais, tous les échanges doivent passer par la voie électronique, à savoir :

  • La publication en ligne des documents de consultation par les entités publiques qui lancent les appels d’offres ;
  • La transmission des candidatures par les entreprises, via des profils acheteurs sécurisés ;
  • Les communications entre les entités publiques et les entreprises candidates;
  • Les notifications qui suivent les prises de décision.

La clé de voûte de cette dématérialisation des marchés publics, c’est le profil acheteur. Propre à chaque entité publique désireuse de lancer des appels d’offres, ce profil s’apparente à une plateforme sur laquelle les entreprises peuvent trouver toutes les informations concernant les marchés publics, consulter les documents qui décrivent la prestation demandée, transmettre les pièces exigées pour participer à l’appel d’offres et échanger avec l’acheteur à tout moment.

 

La signature électronique pour valider l’offre finale

La dématérialisation des marchés publics a un autre impact sur le processus de participation aux appels d’offres : elle suppose l’usage de la signature électronique dans certains cas de figure.

La signature électronique n’est pas une obligation absolue. Elle est facultative lors de l’envoi des documents nécessaires à votre candidature, sauf si l’acheteur le réclame expressément – le cas échéant, cette obligation est stipulée dans le règlement de la consultation ou dans l’avis de marché, et le défaut de signature rend alors l’offre irrégulière. L’utilisation de la signature dématérialisée est imposée uniquement pour valider l’offre finale, donc une fois que vous avez remporté l’appel d’offres. Néanmoins, il est fortement conseillé aux entreprises qui souhaitent participer à des marchés publics de signer électroniquement les documents déposés sur les profils d’acheteurs, afin de garantir leur sécurité, leur intégrité et leur confidentialité.

Pour signer électroniquement des documents, vous devez d’abord obtenir un certificat de signature électronique. Ce certificat, délivré par une Autorité de Certification comme CertEurope, est une attestation électronique associée à une personne physique et répondant aux exigences du règlement eIDAS. La signature elle-même doit être apposée sur le fichier souhaité à l’aide d’un parapheur digital.

Ce document numérique permet d’authentifier la personne signataire et de garantir l’intégrité des documents (les altérations éventuelles sont immédiatement identifiables). S’il existe différents niveaux de sécurité, notez que seules sont autorisées, dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics, les signatures électroniques de niveau 3 (signature avancée avec certificat qualifié) et 4 (signature qualifiée). Si vous possédez déjà un certificat RGS, notez que l’arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique a mis fin à son utilisation dans le cadre des marchés publics, mais qu’il reste accepté le temps de sa validité au-delà du 1er octobre.

 

Les avantages de la dématérialisation des marchés publics

Cette vaste entreprise de digitalisation, si elle vous contraint à une période d’adaptation, revêt également de nombreux avantages. La dématérialisation des marchés publics permet en effet d’appliquer le principe du « Dites-le une fois » dans le cadre de vos démarches : tous les documents encore valides que vous avez déjà transmis (pour participer à un précédent appel d’offres, par exemple), ainsi que les pièces fournies à d’autres organismes publics, ne vous seront pas demandés une seconde fois. C’est un énorme gain de temps.

C’est aussi l’occasion de faire des économies. La dématérialisation permet de se passer complètement des échanges papier. Vous y gagnez donc sur les frais d’impression et d’envoi.

En outre, le portail digital mis en place par l’administration est 100 % sécurisé. Il garantit la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des échanges.

 

La dématérialisation s’étend jusqu’à la facturation

Nous l’avons vu : tout le processus, depuis la candidature jusqu’à l’acceptation de la prestation, se fait désormais en ligne. Et cette volonté de dématérialisation des marchés publics ne s’arrête pas là, puisqu’elle concerne également l’après-prestation : la ou les facture(s) émise(s) en relation avec la mission réalisée doi(ven)t être transmise(s) également par la voie électronique.

Cette obligation est progressivement étendue à l’ensemble des entreprises qui fournissent les entités publiques ; elle sera complétée au 1er janvier 2020 lorsque les micro-entreprises seront également concernées. Là encore, une plateforme dédiée permet de simplifier la procédure de facturation électronique : Chorus Pro. De quoi vous inciter à vous passer complètement des documents papier, y compris dans le cadre de vos échanges de documents avec les entreprises privées !

 

En savoir plus sur la dématérialisation des marchés publics

Chorus Pro, l’indispensable outil pour transmettre vos factures électroniques

Le guide de la facture électronique

 

Andry Ramiandrasoa

Andry Ramiandrasoa
Product Marketing Manager