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Les aspects et avantages de la dématérialisation de documents
Le document électronique s’implante dans les relations commerciales et administratives. Carte d’identité, contrats, bons de commande, signature, documents juridiques, factures, déclarations fiscales, appels d’offres, bulletins de vote, etc. Pour le moment, on peut donner à tous les documents commerciaux ou administratifs leur équivalent électronique.
Et ceci a des fins de simple archivage ou pour la constitution de preuve. Il remplace peu à peu le document papier et partage dans la foulée la même valeur juridique ou de preuve que son homologue.
En effet, les documents électroniques permettent de jouer un rôle équivalent à ceux des documents papier vis-à-vis de la loi. Mais lorsque les caractéristiques qui leur confèrent ce rôle n’existent pas lors de la dématérialisation des documents, la conservation des originaux en papier est obligatoire.
Dématérialisation de documents en France, une obligation légale
La dématérialisation en France, une obligation légale
Au regard du code des marchés publics, la dématérialisation est obligatoire pour les marchés dont le montant est supérieur à 90 000 € HT.
Autrement dit, le pouvoir adjudicateur ne doit accepter pour les marchés importants que les candidatures transmises par voie électronique. L’acheteur peut accéder à une plate-forme et créer un profil acheteur, sur lequel il publie les dossiers de consultation des entreprises (DCE) et les avis d’appel public à la concurrence (AAPC).
Le code des marchés publics aborde plusieurs points importants tels que :
- la possibilité de recourir à la signature électronique (Article 44-I, Article 48, Article 80-I-3º) ;
- la définition du profil d’acheteur (Article 39) ;
- la validité des offres reçues (Article 48) ;
- la méthode de sélection des offres (Article 54) ;
- le système d’acquisition dynamique (Article 78).
Au cœur de la dématérialisation de documents : la signature électronique
La signature électronique au cœur de la dématérialisation
La signature électronique est l’élément de preuve le plus important. Il confère la même valeur juridique qu’aux documents papier à son équivalent électronique. La signature électronique permet de remplir les exigences en matière de confiance numérique et de valeur juridique. Elle permet aussi au destinataire d’identifier l’auteur du document reçu et également de garantir sa non-altération pendant le transfert. Signer un document électronique implique un certificat octroyé par une Autorité de Certification. Celui-ci identifie le signataire et garantie qu’il est l’auteur du document.
Le certificat électronique peut être se délivrer par une administration. Mais aussi par une grande entreprise à ses salariés. Il a pour but d’échanger les documents par voie électronique. La validité juridique de la signature électronique dans la dématérialisation des documents se définie par l’article 1316-4 du Code civil.
L’appel d’offres et la facturation sont les deux principaux échanges auxquels la dématérialisation est devenue courante. À noter qu’un document papier scanné n’a pas de valeur juridique.
Validité d’un document électronique
Validité d’un document électronique
Pour valider un document, deux conditions : l’apposition d’une d’une signature électronique et la validité du certificat du porteur.
Afin de garantir la validité du certificat accompagnant le document, la signature s’horodate. La signature s’associe à un jeton d’horodatage qu’une Autorité d’Horodatage délivre au moment où on envoie le document. Le document électronique peut revêtir plusieurs aspects et on peut dématérialiser tout type d’échanges. De simples mails avec accusé de réception électronique à valeur légale aux échanges commerciaux, en passant par les lettres recommandées dématérialisées.
D’importants aspects juridiques et législatifs dans les échanges commerciaux
Les échanges commerciaux avec d’importants aspects juridiques et législatifs
Les aspects juridiques et législatifs de la dématérialisation de documents sont plus importants dans les échanges commerciaux. Notamment l’appel d’offres et la facturation. Depuis le 1er janvier 2005, le Code des marchés publics (CMP) autorise la télétransmission par voie électronique. Cela remplace des échanges de documents papier pour les procédures de passation des marchés publics. Pour la facturation, la dématérialisation peut être totale si les conditions requises par le Code général des impôts se respectent. La dématérialisation fiscale ne requiert pas la conservation de support papier.
Les documents dématérialisés se conservent sur des systèmes d’archivage électronique qui répondent à la norme NF Z 42-013. L’archivage à valeur probante permet aux documents de s’utiliser en cas de litige ou de demande d’un tribunal pour faire-valoir de preuve.
Contrôle de la légalité dématérialisé
Le contrôle de la légalité dématérialisé
Le contrôle de légalité est une procédure par voie électronique en France qui permet d’assurer la conformité à la loi des actes des collectivités territoriales et certains établissements publics. Le représentant de l’État assure cette tâche, tel que le préfet au niveau des collectivités territoriales, depuis que le contrôle de légalité remplace la tutelle administrative d’après la loi de décentralisation du 2 mars 1982.
Le projet ACTES
Le projet ACTES
Le projet ACTES (Aide au Contrôle de légalité dématérialisé) s’inscrit dans le cadre de la modernisation de l’État. Il permet d’introduire les collectivités territoriales dans l’e-administration. Et ce grâce à la dématérialisation de la transmission des actes réglementaires et actes budgétaires pour leur conformité à la loi en égard à la libre administration des collectivités territoriales. Développé par le Ministère de l’Intérieur et de l’Aménagement du Territoire (MIAT) pour dématérialiser les transferts des actes après être rédigés sous format numérique. Le contrôle de légalité porte essentiellement sur des documents, comme les arrêtés ou les délibérations, créés par les collectivités territoriales et leurs établissements publics (EPCI).
Actes concernés par le contrôle de légalité
Les actes concernés par le contrôle de légalité
Le contrôle de légalité s’effectue sur certains actes administratifs du Code général des collectivités territoriales (CGCT). Par exemple, certaines décisions municipales, les marchés publics, les décisions liées aux fonctionnaires territoriaux, les permis de construire et certificats d’urbanisme. Cependant, les actes pris au nom de l’État, les actes de droit privé ou encore les décisions sur les marchés publics dont le montant est inférieur au seuil fixé par la CGCT manque de contrôle.
Le contrôle de légalité des préfets porte sur les actes créés par les collectivités territoriales (communes, départements, régions), par les établissements publics locaux (notamment les EPCI), par les sociétés d’économie mixte locales et par les mandataires.
Télétransmission des actes
Télétransmission des actes
Les collectivités territoriales et leurs établissements publics doivent transmettre :
- arrêtés
- contrats
- délibérations
- conventions
- documents budgétaires
Et ce selon leur localisation et leur nature aux services préfectoraux. Le but ? Que les agents de l’état puissent vérifier leur conformité à la loi. Pour télétransmettre les actes, deux choix s’offrent aux collectivités mais en respect du cahier des charges du 26 octobre 2005.
Les collectivités territoriales peuvent utiliser leurpropre dispositif ou passer par un tiers de télétransmission. Ces plateformes de télétransmission des actes sont homologuées par le Ministère de l’Intérieur et permettent de gérer les actes et autres flux administratifs aux services de l’Etat. Elles ont préalablement signé une convention de raccordement avec le MIAT comme étant le seul interlocuteur du MIAT aux collectivités territoriales dans le projet ACTES.
Gagner ses marchés publics, la vraie raison de dématérialiser
Gagner ses marchés publics, la vraie raison de dématérialiser
La dématérialisation des marchés publics est aujourd’hui une pratique parfaitement intégrée des acheteurs publics. Courant 2016 et moyennant une période transitoire, l’Union Européenne entend faire de la transmission des offres par voie électronique la règle. En restant au papier, les entreprises cumulent les pertes. En coût, en temps, en savoir-faire et bien évidemment en contrats. Elles ont au contraire tout à gagner avec la dématérialisation.
La dématérialisation de documents améliore les relations avec l’acheteur
La dématérialisation de documents améliore les relations avec l’acheteur
Une fois n’est pas coutume, les acheteurs publics ont pris le train de la modernisation plus vite que la grande majorité des entreprises françaises. Certes le phénomène est dû en grande partie à une impulsion ferme donnée par l’Etat, fer de lance de l’achat dématérialisé. Mais force est de constater l’effort généralisé des collectivités et des établissements publics pour se doter de profils acheteurs.
Ce mouvement d’ensemble s’accompagne maintenant d’une prise de conscience tout à fait remarquable de la nécessité d’améliorer l’accès aux avis d’appel d’offres. La dispersion de l’information ne permet pas, notamment aux PME et TPE, de disposer d’une vision exhaustive des affaires propres à leur territoire d’intervention. Aussi les collectivités mutualisent-elles de plus en plus leurs avis au travers de plateformes de dimension régionale, départementale ou reprenant le schéma territorial d’une agglomération.
Des initiatives qui doivent être saluées, car elles se font dans l’intérêt général. Tous les opérateurs économiques disposent désormais d’une meilleure visibilité des marchés en cours et des moyens informatiques optimaux de veille et d’alerte. À eux aujourd’hui de s’organiser autour de la dématérialisation. S’associer à la démarche, c’est d’une part afficher sa volonté d’accompagner l’acheteur dans sa modernisation et d’autre part définitivement gagner en souplesse, qualité et réactivité.
Dématérialisation de documents : une rampe de lancement
Dématérialisation de documents : une rampe de lancement
Beaucoup de PME et de TPE préfèrent encore s’abstenir de répondre à un marché public au regard du coût engendré par la démarche et de la complexité du processus. Or l’informatisation des procédures d’appels d’offres entraine, de facto, le développement de solutions logicielles idoines, permettant aux candidats d’entrer en compétition avec toute la méthode et la rigueur qui pouvaient faire défaut sur une candidature papier.
Sur un marché, même d’un montant modeste, la réunion des éléments constitutifs d’un dossier de candidature, hors offre formelle, représente une tâche laborieuse sans grande valeur ajoutée et particulièrement chronophage. On aurait tort également de sous-estimer l’effet sur une TPE du jargon juridique et administratif inhérent à un appel d’offres.
Aujourd’hui le marché est mûr et propose aux entreprises des solutions parfaitement adaptées aux réalités administratives. Les entreprises n’ont désormais besoin que de constituer une seule fois leur dossier de candidature. Elles sont guidées et accompagnées tout au long du processus, la méthode permettant de réduire les risques de rejet d’une offre pour défaut de conformité.
Cette étape réalisée, les entreprises prennent conscience de leur capacité à répondre à plus d’appels d’offres. Mécaniquement, les chances d’en gagner augmentent. Elles industrialisent leurs réponses tout en garantissant la parfaite adéquation de leur soumission aux contraintes du marché.
Rénover les processus d’entreprise
Rénover les processus d’entreprise
Il y a derrière le choix d’entrer en compétition publique, l’idée de professionnaliser à la fois la présentation de son offre et ses processus. Une offre structurée implique la participation de nombreux collaborateurs (technique, qualité, logistique, administratif, commercial). La dématérialisation s’accompagne alors des bénéfices du travail collaboratif. L’entreprise fiabilise et harmonise le canal de réponse, et veille à la cohérence des apports au sein d’une seule offre, jusqu’à la signature électronique définitive. Les possibilités de contrôle et de traçabilité des opérations confèrent au processus les qualités d’une amélioration continue, exportables en best practices à destination de toutes les entités de l’opérateur économique.
Outre la disparition des coûts évidents de reproduction et d’envoi postaux, ce sont, on le voit, des gains immédiats de temps, de confort et d’efficacité de la collaboration. Ce sont surtout des processus pérennes en constante amélioration. L’entreprise peut alors se concentrer sur le cœur du marché public auquel elle candidate c’est-à-dire son offre.
Pour développer la concurrence
Pour développer la concurrence
Si l’entreprise choisit de s’appuyer sur une solution de dématérialisation de documents, c’est donc d’abord pour gagner un temps précieux à concevoir et à formaliser son offre. Cet aspect est à considérer avec le plus grand sérieux. Les acheteurs publics restent en effet nombreux à déplorer des réponses automatiques. Elles ne prennent pas en compte, ou insuffisamment, les spécificités des cahiers des charges et les contraintes de l’acheteur.
L’entreprise qui saura intégrer les éléments de la consultation dans son offre établira une stratégie gagnante vis-à-vis de ses compétiteurs. Elle fait ici la démonstration de sa capacité d’écoute et de prise en compte des besoins du client. Aussi banal que cela puisse paraître, les résultats aux appels d’offres montrent pourtant des réponses souvent approximatives.
Le temps d’acclimatation une fois écoulé, la dématérialisation pourra offrir d’autres opportunités intéressantes à l’entreprise innovante. Le numérique aujourd’hui permet de s’affranchir facilement des contraintes des supports et rien n’empêche d’enrichir sa réponse de contenus plus explicites ou plus attrayants comme l’image, la vidéo, la 3D ou l’audio.
La consultation publique n’est plus aujourd’hui réservée à quelques-uns. Les solutions existent. Il appartient maintenant aux entreprises, en particulier aux petites structures locales, de prendre le train en marche. Et surtout de démystifier un acte en réalité à la portée de tous. Même lorsqu’elles sont encore frileuses quand il s’agit de soumissionner à un marché public,
Garantir la valeur légale des documents numériques avec CertEurope - An InfoCert Company
Garantir la valeur légale des documents numériques avec CertEurope
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