Parmi vos clients, vous comptez des collectivités locales, des ministères, des hôpitaux ou tout autre établissement public ? Dans ce cas, vous êtes sans doute déjà passé à la facturation électronique – ou devrez y passer très prochainement si votre société est une PME ou une micro-entreprise. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises qui fournissent les organismes publics en biens ou en services ont l’obligation d’adopter la dématérialisation des factures. Une contrainte qui n’en est pas vraiment une, grâce à la mise en place de Chorus Pro, le portail gouvernemental qui simplifie la transmission des factures dématérialisées et le suivi de leur traitement, tout en garantissant la sécurité des échanges. Explications.

 

La facturation électronique obligatoire pour les fournisseurs du service public

Dans l’idée d’inciter les entreprises à adopter massivement la facturation électronique, le gouvernement a prévu d’imposer l’émission de factures dématérialisées à tous les fournisseurs de l’administration publique, pour l’ensemble des échanges de biens et de services. En toute logique, il a également obligé les établissements publics et les collectivités locales à adapter leurs environnements informatiques pour pouvoir recevoir les factures dématérialisées, grâce à un portail dédié.

Ce processus est progressif. Résultant de l’ordonnance n°2014-697 relative au développement de la facturation électronique (à lire sur cette page), dans le cadre du programme de simplification en faveur des entreprises, un calendrier a été mis en place avec les paliers suivants :

  • 1er janvier 2017 : entités publiques et grandes entreprises (plus de 5 000 salariés).
  • 1er janvier 2018 : entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5 000 salariés).
  • 1er janvier 2019 : petites et moyennes entreprises (entre 10 et 250 salariés).
  • 1er janvier 2020 : micro-entreprises (moins de 10 salariés et entrepreneurs individuels).

En 2020, toutes les sociétés qui travaillent avec les entités publiques devront donc être passées à la facturation électronique. Mais rien ne vous empêche, si vous n’êtes pas encore concerné par cette obligation, de passer à la dématérialisation sans attendre. Le portail permettant d’accueillir les factures électroniques et de les acheminer vers les destinataires prévus existe depuis le 1er janvier 2017 : c’est Chorus Pro.

 

Chorus Pro : simplifier les échanges de factures dématérialisées

Mis en place par l’AIFE (l’Agence pour l’informatique financière de l’État, une émanation du ministère de l’Économie et des Finances) en remplacement de Chorus Factures, le portail Chorus Pro a été conçu pour faciliter les échanges entre les sociétés et les administrations publiques dans le cadre des demandes de paiement. La plateforme embarque deux fonctionnalités principales :

  • Elle sert de « hub » permettant de centraliser les factures dématérialisées de l’ensemble des fournisseurs, pour les distribuer aux administrations publiques destinataires.
  • Elle permet d’envoyer, de consulter et de télécharger les factures dématérialisées, et de suivre en temps réel l’avancement du traitement des demandes de paiement.

Une fois votre compte créé sur Chorus Pro, vous pouvez sélectionner un mode d’émission (portail, EDI ou service) et un format (PDF signé ou non signé, PDF mixte, fichier XML, format structuré ou mixte, mise à disposition des services du portail sous forme d’API, etc.). Comme nous le verrons plus tard, le choix dépend du volume de factures à envoyer.

De son côté, l’entité publique destinée à recevoir vos demandes de paiement doit elle aussi opter pour un mode de réception : portail (visualisation et téléchargement des factures), EDI (injection automatique du flux, visualisation des factures électroniques sur une feuille de style) ou service (fonctionnalités qui passent par une API).

 

Les avantages du portail Chorus Pro

Ce qui pourrait ressembler a priori à une contrainte est, en réalité, une opportunité. Car le passage à la dématérialisation des factures par le biais de Chorus Pro offre de nombreux avantages, notamment :

  • Le gain de temps, grâce à l’accélération du processus de transmission des factures.
  • Les économies, en raison de la réduction des coûts d’impression et d’envoi.
  • La confiance, renforcée par une plus grande transparence (la possibilité de suivre en temps réel l’avancement du traitement).
  • La tranquillité d’esprit, du fait d’une diminution des relances et des risques de litige.
  • La réduction de l’empreinte carbone (moindres émissions de CO2).

À tous ces bienfaits, il faut ajouter un gain en matière de sécurité et de confidentialité des échanges – comme nous allons le voir tout de suite.

 

Des modes de transmission de factures électroniques 100 % sécurisés

La dématérialisation des factures, aussi attractive soit-elle, pose la question de la sécurité des échanges. Que deviennent les factures une fois que vous les avez envoyées ? Quelqu’un peut-il transmettre des factures en usurpant votre identité ?

Tout est prévu pour que cela n’arrive pas, en fonction du mode de transmission choisi (dépôt unitaire des factures sur le portail Chorus Pro ou envoi groupé de façon automatisée en EDI – échange de données informatisées).

  • Si vous émettez un nombre peu élevé de factures (par exemple moins de 50 par mois): vous pouvez signer vos factures avec un certificat RGS** pour personne physique, et les déposer de manière unitaire sur Chorus Pro. Vous devez d’abord vous procurer un certificat RGS**, puis signer votre facture dans Adobe Acrobat Reader, et enfin la déposer sur Chorus Pro. Cette solution permet de se passer de la piste d’audit fiable. Découvrez tout le processus de dépôt d’une facture unitaire sur la page dédiée du portail.
  • Si vous émettez un volume important de factures (par exemple plus de 50 par mois): vous pouvez automatiser la transmission de vos factures vers le serveur Chorus Pro. Il est nécessaire au préalable de s’équiper d’un certificat d’authentification serveur RGS*, ce qui permet de procéder au dépôt groupé des factures en format EDI.

Quel que soit le cas de figure que vous choisissez, il est nécessaire de vous équiper soit d’un certificat RGS** pour personne physique, soit d’un certificat d’authentification serveur RGS* auprès d’un Tiers de Confiance comme CertEurope, de manière à ce qu’il soit conforme au RGS.

Tel est l’indispensable socle de confiance sur lequel vous vous appuyez pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos factures électroniques transmises via Chorus Pro.

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Andry Ramiandrasoa

Andry Ramiandrasoa
Product Marketing Manager