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Comment utiliser la plateforme de déclaration Synapse ?
Si vous êtes fabricant, vendeur, importateur, responsable de la mise sur le marché ou utilisateur de produits chimiques ou de préparations à risques, la plateforme de déclaration en ligne Synapse ne vous est sans doute pas inconnue. Dans le cadre de vos activités, vous êtes tenu de déclarer certains de ces produits, à des fins d’évaluation et de prévention des risques, auprès des organismes agréés. Comment fonctionne cette plateforme ? Quelles sont les étapes à suivre pour effectuer une déclaration sur Synapse ? Et pourquoi faut-il absolument être en possession d’un certificat RGS pour accéder à ce portail ?
Synapse, c’est quoi ?
Synapse, c'est quoi ?
La plateforme de déclaration Synapse est un outil mis en place conjointement par l’INRS (Institut national de recherche et de sécurité) et les CAPTV (Centres antipoison et de toxico-vigilance français). Accessible et utilisable en ligne, elle permet aux industriels qui vendent des produits chimiques et des préparations de les déclarer de façon simple et sécurisée, par le biais d’une interface dynamique. Le but ? Évaluer le niveau de risque présenté par ces substances et prévenir les éventuels risques toxicologiques.
Cette obligation s’applique :
- Aux produits classés dangereux, en fonction de leur classification.
- Aux produits phytopharmaceutiques (destinés à protéger les végétaux et à combattre les organismes nuisibles qui s’en prennent à eux).
- Aux produits biocides (destinés à détruire ou repousser les nuisibles : désinfectants, produits de protection, substances permettant de lutter contre les nuisibles, etc.).
- Aux produits classés dangereux considérés comme « nouveaux », c’est-à-dire mis sur le marché pour la première fois, issus d’une nouvelle composition, concernés par une évolution d’étiquetage, achetés auprès d’un fournisseur inédit, etc.).
- À tout type de produit dès lors que la demande de déclaration émane directement de l’INRS.
Pour simplifier cette démarche, l’INRS se charge d’enregistrer les déclarations en ligne via une plateforme spécifique : Synapse. La déclaration sur Synapse est une obligation depuis l’arrêté du 25 janvier 2017. Mais comment se déroule-t-elle ?
Comment effectuer une déclaration sur Synapse ?
Comment effectuer une déclaration sur Synapse ?
Le portail Synapse a été conçu pour faciliter et sécuriser les déclarations de produits et de préparations de façon dématérialisée. Une déclaration sur Synapse peut être prise en charge par l’industriel qui fabrique, vend ou utilise la substance en question, ou bien par un prestataire de service mandaté pour l’occasion.
Les démarches à suivre pour procéder à une déclaration sur Synapse sont les suivantes :
- S’inscrire sur la plateforme Synapse (une étape préalable obligatoire conditionnée à l’utilisation d’un certificat électronique RGS délivré par un Tiers de Confiance : nous y reviendrons un peu plus loin) ;
- Accéder à son espace personnel sur le portail (« Mes déclarations ») ;
- Créer une « Nouvelle déclaration » ;
- Remplir les onglets de la déclaration, dans l’ordre prédéfini ou non, chacun devant être validé individuellement en ayant pris soin d’inscrire les items obligatoires (signalés par un astérisque rouge), parmi lesquels : le contexte, l’identification, la nomenclature, l’usage du produit, les informations de commercialisation, les caractéristiques physico-chimiques, la composition des substances, l’étiquetage, etc.
Une fois la déclaration Synapse effectuée, il est possible de la consulter et d’en suivre le traitement depuis l’onglet « Mes déclarations », ou d’en changer l’affectation sur l’écran « Gestion des déclarations ».
Le certificat d’authentification RGS : une nécessité pour déclarer sur Synapse
Le certificat d'authentification RGS : une nécessité pour déclarer sur Synapse
Comme nous l’avons vu plus haut, la possession d’un certificat électronique est le préalable indispensable à toute inscription sur la plateforme, donc à toute déclaration. Mais pas n’importe quel certificat : un certificat RGS (pour « référentiel général de sécurité » : un texte qui fixe les règles à respecter pour garantir un certain niveau de sécurité lors des échanges dématérialisés d’informations).
Pour pouvoir effectuer une déclaration sur Synapse, l’industriel ou le prestataire de service mandaté doit nécessairement s’équiper d’un certificat RGS, afin de s’inscrire sur la plateforme, puis de s’authentifier à chaque fois qu’il souhaite se connecter. Ce certificat permet de garantir un niveau de sécurité élevé dans le cadre d’un accès à distance à une application ou un service en ligne. Il donne l’assurance que le déclarant est bien celui qu’il prétend être, et que les informations déposées et exploitées sont bien celles qui ont été antérieurement fournies par le possesseur dudit certificat.
L’accès au portail Synapse suppose d’obtenir un certificat deux étoiles (**) ou trois étoiles (***) auprès d’une Autorité de Certification comme CertEurope – An InfoCert Company. Le nombre d’étoiles renvoie à l’obligation de remettre le support cryptographique contenant le certificat en mains propres au demandeur. Ces certificats servent à accéder à des espaces sécurisés sur des plateformes comme Synapse, et garantissent l’intégrité des documents signés électroniquement et des informations déposées en ligne.
Le certificat RGS** (au minimum) est donc l’indispensable sésame pour s’inscrire sur Synapse et commencer à effectuer des déclarations en ligne. L’inscription est validée par le gestionnaire de la plateforme après vérification du certificat. Si celui-ci expire, une mise à jour est alors nécessaire sur cette page. Renseignez-vous auprès de votre Tiers de Confiance pour en savoir plus.
Certificat RGS**/eIDAS
Un certificat multi-usage :
- Conforme RGS (Référentiel Général
de Sécurité) - Conforme eIDAS (règlement européen)
Cas d’usages :
- Authentification aux plateformes publiques et aux applications en ligne
- Signature électronique
- Chiffrement pour garantir un haut niveau de sécurité
Certificat RGS**/eIDAS
Un certificat multi-usage :
- Conforme RGS (Référentiel Général
de Sécurité) - Conforme eIDAS (règlement européen)
Cas d’usages :
- Authentification aux plateformes publiques et aux applications en ligne
- Signature électronique
- Chiffrement pour garantir un haut niveau de sécurité
