À partir du 1er janvier 2020, toutes les entreprises (y compris les entrepreneurs individuels) doivent utiliser la facturation électronique dans le cadre de leurs transactions avec des organismes publics. Pour simplifier les choses, le gouvernement a mis en place un portail dédié à l’envoi des factures dématérialisées et au suivi de leur traitement : Chorus Pro. Un outil conçu pour être utilisé par tout un chacun, mais qui nécessite néanmoins une période d’adaptation. Afin que vos premiers contacts avec le portail soient aussi fluides que possible, on vous explique comment déposer une facture sur Chorus Pro pas à pas.

 

Comprendre le fonctionnement de Chorus Pro

Le processus visant à passer au tout-électronique pour la facturation lors des échanges de biens et de services avec les organismes publics s’est fait progressivement depuis le 1er janvier 2017. Les grandes entreprises et les entités publiques ont d’abord été concernées, puis les ETI, puis les PME. Les micro-entreprises et les entrepreneurs individuels ont été les derniers à monter à bord à compter du 1er janvier 2020.

Pour accompagner cette obligation progressive, l’État a développé un portail permettant de gérer les factures électroniques en ligne. Successeur de Chorus Factures, Chorus Pro a été développé par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) dans un objectif de simplification. Chorus Pro doit être utilisé par les entreprises pour envoyer et consulter les factures, télécharger des documents ou des justificatifs relatifs aux paiements, et suivre en temps réel l’avancement du traitement. Pour les organismes publics, cette solution mutualisée aide à centraliser les factures émises par l’ensemble des fournisseurs pour mieux les redistribuer aux (bons) destinataires.

C’est le seul outil reconnu par la réglementation pour transmettre des factures électroniques aux organismes publics. Peuvent émettre des factures : les titulaires de contrats, les sous-traitants admis au paiement direct, les EPN, collectivités territoriales et leurs établissements publics. Peuvent recevoir des factures via Chorus Pro : l’État, les établissements publics nationaux, les collectivités territoriales et leurs groupements, les établissements publics locaux (en tout, plus de 140 000 entités).

Chorus Pro offre de nombreux avantages (gain de temps, économies, diminution des risques de litige, réduction de l’empreinte carbone…) tout en assurant la sécurité des échanges de documents. Il est possible, en effet, de passer par l’utilisation d’une signature adossée à un certificat d’authentification serveur RGS* ou à un certificat pour personne physique RGS**, fourni par un Tiers de Confiance comme CertEurope. Cette étape donne toutes les garanties nécessaires.

Il ne reste plus qu’à savoir comment déposer une facture sur Chorus Pro.

 

Comment déposer une facture sur Chorus Pro, étape par étape

Chorus Pro propose trois modes d’utilisation : le mode Portail (pour déposer ou saisir une facture directement sur la plateforme), le mode EDI (pour envoyer des factures par flux de données depuis un SI) et le mode Service (pour intégrer les fonctionnalités de Chorus Pro à son propre SI). Ce guide vous expliquera comment déposer une facture sur Chorus Pro via le mode Portail.

Créer un compte sur Chorus Pro

Avant de visualiser comment déposer une facture sur Chorus Pro, il faut commencer par créer un compte utilisateur sur le portail Chorus Pro en indiquant une adresse mail et un numéro SIRET.

Une fois l’inscription le formulaire rempli, un email de confirmation est envoyé à l’adresse électronique indiquée. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le lien d’activation et à choisir un mot de passe sécurisé (ainsi qu’une question secrète de secours). L’accès au compte personnel sur la plateforme est désormais ouvert.

Il faut ensuite rattacher le compte personnel (celui de l’utilisateur) à l’entreprise au nom de laquelle les factures seront émises. Pour cela, il s’agit de renseigner la raison sociale, l’identifiant ou le libellé de la structure concernée. Si la fiche structure n’existe pas, il est nécessaire de la créer. Chorus Pro propose ensuite de sélectionner un rôle utilisateur, par exemple « Gestionnaire principal » (choisi par défaut dans le cadre d’une création de fiche) ou « Gestionnaire secondaire ». À noter que le portail offre la possibilité de rattacher un utilisateur à plusieurs structures, ou plusieurs utilisateurs à une même structure.

Sur la page d’accueil du compte utilisateur, une barre d’onglets (située tout en haut) permet d’accéder aux différents espaces de la plateforme, qui renvoient à différentes fonctionnalités.

Dans le cadre de ce guide visant à apprendre comment déposer une facture sur Chorus Pro, on se focalisera sur l’espace « Factures émises », par le biais duquel il est possible de transmettre une facture et de consulter son statut de traitement, et sur l’envoi d’une facture unitaire au format PDF.

Transmettre une facture

On parle communément de « déposer » une facture, mais il existe deux moyens de la transmettre :

  • En déposant sur le portail une facture existante convertie au format PDF (avec ou sans signature électronique) ou XML (mixte ou structuré, avec ou sans signature électronique). Le format à privilégier dépend du nombre de factures à envoyer simultanément : PDF pour une seule facture (plus facile à utiliser), XML pour un dépôt par lot (plusieurs factures dans un même fichier préalablement compressé). La facture est transmise avec sa mise en forme d’origine.
  • En saisissant manuellement les données de la facture via un formulaire, avec génération automatique de la facture finale par Chorus Pro. Cette option suppose de souscrire un mandat de facturation.

Les deux possibilités sont accessibles depuis l’onglet « Factures émises » : « Dépôt factures » ou « Saisir facture ». Dans les deux cas, il faut sélectionner un cadre de facturation (identifier le profil du déposant et le type de document transmis : dépôt d’une facture par un fournisseur, par un sous-traitant, par un cotraitant, dépôt d’une facture déjà payée, etc.), puis la structure au nom de laquelle la facture est émise.

 

Créer une facture au format PDF signé

Chorus Pro permet d’envoyer des factures au format PDF signées électroniquement, processus qui garantit leur validité et leur intégrité durant le traitement. Cela n’est obligatoire que pour les entreprises qui n’ont pas de mécanisme de contrôle entre les prestations ou les livraisons facturées, et les factures émises. Pour signer un PDF, il est indispensable d’utiliser un outil de signature électronique.

 

Quelles données indiquer pour transmettre une facture ?

·      Le SIRET du destinataire (pour identifier la structure publique concernée par la facturation).

·      Le code service (pour identifier le service concerné par la facturation au sein de la structure – une obligation pour les structures rattachées à l’État).

·      Le numéro d’engagement (obligatoire uniquement pour les structures rattachées à l’État, il est fourni directement par le client au moment de la commande).

 

Vérifier la facture pré-remplie

Une fois terminé le traitement d’un document au format PDF, une facture pré-remplie vous est soumise. Elle est basée sur les données reconnues par la plateforme et contient les champs suivants :

  • Le cadre de la facturation (choix fait par l’utilisateur à l’étape précédente)
  • L’identification de la facture (numéro et date)
  • Le destinataire de la facture (SIRET du destinataire)
  • L’identification du fournisseur (SIRET de l’émetteur de la facture)
  • Les références (notamment le numéro d’engagement s’il est obligatoire)
  • Les montants totaux
  • Les éventuelles pièces jointes

Cette facture pré-remplie doit être vérifiée soigneusement et, au besoin, corrigée et/ou complétée. Elle ne fait pas office de facture originale (seul votre PDF en tient lieu), mais sert à faciliter le traitement de la demande et son envoi au bon destinataire.

Soumettre la facture

Si toutes les informations sont confirmées, il ne reste plus qu’à valider et envoyer la facture. Une fenêtre de confirmation s’affiche à l’écran : il est possible d’annuler pour revenir en arrière ou de cliquer sur « Confirmer et envoyer ». La facture est alors transmise au destinataire, et un récapitulatif des éléments de facturation apparaît. Avant de quitter le portail, vous pouvez visualiser la facture et/ou exporter le certificat de dépôt.

Si vous quittez le formulaire sans avoir envoyé la facture, ou sans l’avoir enregistrée, Chorus Pro en garde une copie. Elle peut être retrouvée dans l’onglet « Synthèse », affublée d’un numéro provisoire.

Suivre le traitement d’une facture

Maintenant que vous savez comment déposer une facture sur Chorus Pro, il vous faut découvrir comment en suivre le traitement. Cela se passe dans l’onglet « Synthèse » (toujours dans « Factures émises »). Il est possible qu’une facture nécessite une action de la part de l’utilisateur :

  • Si la facture est « à recycler », il faut modifier les coordonnées du destinataire sans recommencer l’opération.
  • Si la facture est « suspendue », c’est qu’il manque un complément sous forme de pièce(s) jointe(s).
  • Si la facture est « rejetée », c’est qu’une erreur s’est glissée dans le document initial ou lors de la saisie. Il faut éditer une nouvelle facture et renouveler l’opération.

L’onglet « Tableau de bord » permet d’accéder à l’ensemble des factures émises (celles qui ont été traitées depuis plus de deux ans sont archivées).

Vous savez désormais comment déposer une facture sur Chorus Pro. Notez que les étapes sont les mêmes pour envoyer un lot de factures via un fichier XML, avec un champ supplémentaire à remplir : la « syntaxe de dépôt », qui dépend du format du fichier.

Captures d’écran disponibles sur le guide interne.

Luc Andriana

Luc Andriana
Product Marketing Manager

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