La dématérialisation des données est un processus très utilisé dans les secteurs d’activité pour les échanges de documents. Les documents électroniques (fichier texte, audio, vidéo, etc) doivent comporter des dates et heures de référence appelées « horodatage électronique ». Prenant la forme d’un sceau électronique, l’horodatage de documents numériques peut servir de preuve irréfutable sur l’existence d’un fichier à une date et une heure précise, mais aussi de garantir la non-modification du document depuis cette date. L’horodatage électronique peut être utilisé comme une preuve devant les tribunaux ou d’autres instances légales en cas de litige. Le sceau électronique, faisant foi comme le cachet de la Poste, garantit la valeur probante des actes et documents électroniques tels que les factures, les contrats et autres documents administratifs.

 

Les principes d’usage de l’horodatage électronique

L’horodatage des documents sert de preuve irréfutable sur :

  • La non-altération du document c’est-à-dire que le document n’a pas été modifié depuis son horodatage.
  • Le respect des délais légaux : la date de l’horodatage faisant foi comme le cachet de la Poste.
  • L’accusé de réception après envoi des documents
  • La traçabilité des actions

Lors d’un horodatage d’un document électronique, un jeton d’horodatage ou sceau électronique est délivré par des services d’horodatage. Le sceau électronique scelle le document avec une datation à la seconde près pour en garantir son intégrité et sa valeur probante, utilisable comme un élément de preuve. Le sceau électronique est un fichier délivré par l’association de l’empreinte des données horodatées avec une heure provenant d’une source de temps fiable signé par l’Autorité d’Horodatage. Chaque document électronique dispose d’une empreinte unique après son horodatage. L’horodatage constitue une preuve juridique pour les entreprises qui répondent à un appel d’offres, car il permet de démontrer que le dossier de candidature a été déposé dans les délais impartis.

Assure l’intégrité d’un document électronique

L’horodatage électronique apporte une date et une heure de référence universelle aux documents utilisés dans le cadre des échanges électroniques. Elle permet entre autres de garantir l’intégrité des documents. Le sceau électronique est délivré par un tiers horodateur en respectant les protocoles juridiques et les techniques normalisées pour sceller les données électroniques. Le sceau électronique permet ainsi de protéger le contenu d’un fichier électronique, mais aussi sur les preuves liées à sa date de réception ou d’émission. Il permet entre autres de garantir la non-modification du document entre la date d’horodatage et la date de vérification. L’intégrité et la valeur probante des documents sont assurées avec le sceau électronique grâce à sa datation automatique à la seconde près.

Utilisation du système d’horodatage des documents électroniques

Les services d’horodatage sont très utiles pour l’horodatage des fichiers lors des échanges électroniques. L’horodatage est utiliser pour :

  • Dater une signature électronique ;
  • Prouver l’heure de réception ou d’émission d’un fichier par voie électronique ;
  • Apporter des dates à des créations intellectuelles ;
  • Sceller des documents numériquement avant l’archivage ;
  • La clôture des enchères électroniques ;
  • La programmation des bulletins de paie ;
  • Assurer la traçabilité des actions ;
  • Assurer la non-altération des documents ;
  • Respecter les délais légaux et l’accusé de réception opposable.
  • Pour les ventes en ligne, l’horodatage offre la possibilité de dater les conditions générales de vente ou d’assurer une part des transactions.

L’horodatage, une intégrité optimale

Grâce à l’horodatage, les utilisateurs d’une plateforme collaborative peuvent partager le document en ligne tout en ayant la certitude qu’il n’a pas été modifié.

 

L’horodatage pour tracer les événements attachés au cycle de vie d’un document

L’horodatage est, en fait, un dispositif qui consiste à lier une date et une heure à un événement, à une information ou à une donnée informatique. Il sert à déterminer l’instant a laquelle est réalisée une action.

L’horodatage d’un document doit être fait par un tiers horodateur de confiance ou par une autorité d’horodatage. Il s’agit de l’équivalent de la poste qui appose son cachet sur un document manuscrit. Cette autorité délivre un jeton d’horodatage qui scellera le document en le datant. Cette action permet de se protéger contre toute contestation sur le contenu d’un document et permet aussi de certifier la non-altération de celui-ci depuis la date d’horodatage jusqu’à la nouvelle action.

L’ensemble des actions menées sur un document détermine l’étape où il se situe dans son cycle de vie. Ce dernier décrit le cheminement chronologique d’un document. Quatre étapes sont généralement considérées dans le cycle de vie : la création, la gestion, la diffusion et la conservation.

  • La création d’un document numérique peut se faire automatiquement ou manuellement. Il peut être créé directement sous format électronique ou être une copie d’un document papier par numérisation. L’horodatage est utile à ce stade pour certifier la date de création du document et peut être utilisé comme preuve d’antériorité ou preuve de respect des délais légaux.
  • La gestion d’un document numérique englobe la gestion de droits d’accès, son authenticité et son évolution. Les deux dernières sont les plus concernées par l’horodatage. En effet, l’authenticité d’un document numérique est garantie par une signature électronique associée à un horodatage. La non-altération du document est cautionnée par le jeton d’horodatage qui le selle. Par ailleurs, l’horodatage est important dans le traçage de l’évolution d’un document parce qu’il permet de déterminer le moment lié à chaque modification effectuée et de conserver l’intégrité des versions antérieures. Il permet donc d’avoir un historique des modifications subies par le document.
  • Lors de la diffusion d’un document numérique, il faut donner l’assurance à son destinataire qu’il a reçu la version recherchée et qu’il est authentique. Comme il a été cité précédemment, l’horodatage permet de satisfaire cette attente car non seulement il offre la possibilité de tracer les actions menées sur le document mais il le protège également contre toute éventuelle altération. L’horodatage sert aussi d’accusé de réception opposable lorsqu’elle est effectuée par une autorité d’horodatage.
  • Enfin lors de la conservation des documents numériques, l’horodatage d’un document permet de respecter les délais légaux d’archivage d’un document. Il permet de se prémunir contre la destruction des documents avant les périodes d’archivage légal et protège ainsi des conflits avec la justice.

L’utilisation de l’horodatage est donc importante pour tracer les événements attachés au cycle de vie d’un document numérique.

Hélène Toutchkov

Hélène Toutchkov
Content Manager

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