Opalexe est une application Cloud utilisée par les experts judiciaires français afin de dématérialiser les échanges dans le cadre des procédures d’expertise civile. Elle réunit sur une même plateforme tous les acteurs de ces expertises, qu’il s’agisse des experts eux-mêmes, des avocats, magistrats ou justiciables.

 

Les évolutions de la dématérialisation de l’expertise judiciaire

Comment Opalexe a été mis en place ?

Dématérialiser les expertises avec Opalexe a d’abord été possible grâce à une modification de la loi : survenue au début des années 2000, elle donne désormais aux supports électroniques la même valeur légale que des documents papier. Le Ministère de la Justice a ensuite témoigné d’une véritable volonté de modernisation afin d’aller vers une justice encore plus efficace et d’améliorer la communication entre les acteurs d’une expertise. Il a accompagné et soutenu le Conseil National des Compagnies d’Experts de Justice (CNCEJ) dans sa démarche d’innovation et dans le choix d’une solution adaptée, Opalexe.

Le CNCEJ fédère 10 000 experts sur les 13 000 que compte la France. Il est donc en mesure de représenter la diversité des domaines d’expertise. En effet, l’intitulé « experts de justice » renvoie en réalité au regroupement de professionnels issus d’horizons très différents, qui apportent chacun leur connaissance pointue d’un secteur (expert immobilier, expert en bâtiment, expert en informatique, etc) devant un tribunal. Tous s’appuient de plus en plus souvent sur l’outil informatique, qu’il s’agisse de préparer les documents d’une expertise (rapports, images, etc) ou de les transmettre aux interlocuteurs compétents.

Les impératifs de la dématérialisation de l’expertise

Il s’agissait d’abord de réduire le recours au papier : l’expertise judiciaire implique bien souvent des déplacements nombreux et des frais conséquents (impression, copies, affranchissement, etc) afin que chaque partie reçoive les mêmes documents. Les experts de justice doivent en effet respecter le principe du contradictoire : il les oblige à communiquer leurs conclusions à tous les acteurs d’une même affaire, faute de quoi elles peuvent tout simplement être invalidées.

Dématérialiser l’expertise, c’est pouvoir transmettre des pièces de manière instantanée et simple. C’est disposer d’une plateforme qui ne se réduit pas à une simple numérisation de documents mais qui a été pensée, dès sa conception, pour favoriser des échanges en ligne intuitifs.

Il s’agissait aussi d’offrir les mêmes garanties de sécurité qu’une expertise papier : contrôler les accès à la plateforme, assurer la confidentialité des documents, horodater les fichiers déposés, etc.

La Chancellerie et le CNCEJ ont choisi de faire appel à CertEurope, société du groupe Oodrive, qui a démontré sa capacité à répondre à ces impératifs.

La dématérialisation est largement encouragée au sein du monde judiciaire. Dans un document adressé aux experts, Chantal Bussière (Premier Président de la Cour d’appel de Bordeaux) déclarait ainsi : « Les nouvelles technologies contribueront à améliorer les délais et le coût des opérations expertales ». Elle qualifiait la dématérialisation d’ « action de modernisation importante pour les experts comme pour le service public de la justice ».

Opalexe : la plateforme de dématérialisation de référence

Chaque expert peut bénéficier à sa demande d’une carte d’expert équipée d’un certificat électronique. Il s’agit d’une carte à puce, valable trois ans, qui garantit l’identité de son titulaire mais aussi son inscription en qualité d’expert auprès d’une Cour d’Appel. La carte ne permet pas uniquement de prouver son identité, elle donne aussi accès à Opalexe, la plateforme de dématérialisation des expertises judiciaires.

Opalexe permet notamment de :

  • Désigner un expert de justice.
  • Créer ou clôturer des expertises en ligne.
  • Y associer des participants et des intervenants, chacun disposant de droits d’accès maîtrisés à la plateforme, avec une traçabilité garantie.
  • Ajouter et consulter des documents dans l’espace sécurisé de la plateforme.
  • Signer des documents et prouver leur intégrité : la signature électronique fondée sur un certificat électronique est reconnue par le code civil (article 1316 et suivants), on peut donc s’en servir pour démontrer qu’un document est authentique et n’a pas été altéré.

L’ensemble de ces fonctionnalités permet de réduire la complexité administrative liée à l’usage du papier. La plateforme Opalexe, lancée officiellement en avril 2015 après une phase de tests, devrait poursuivre son évolution afin d’être encore mieux intégrée aux autres applications de la justice.

 

Les avantages de la plateforme Opalexe

1. Garantir l’identité des participants

Pour accéder à la plateforme de dématérialisation, il est nécessaire de posséder un certificat électronique. Ce certificat agit comme une véritable carte d’identité numérique : il est délivré par un « Tiers de Confiance », organisme habilité par le gouvernement. Le Tiers de Confiance vérifie l’identité physique de la personne et s’en porte garant afin que le certificat ait la même valeur qu’une pièce d’identité officielle.

2. Préserve la sécurité des échanges

La maîtrise des accès par le biais du certificat électronique permet, au-delà de l’identité des participants, d’assurer le secret de l’expertise car nul ne peut prendre connaissance de son contenu à moins d’avoir été ajouté à une expertise ouverte. Cette sécurité s’accompagne d’autres mesures, comme l’horodatage des actions effectuées sur la plateforme : on dispose ainsi d’une traçabilité rigoureuse des échanges.

3. La plateforme permet de réduire le volume de documents papier

Une expertise représente un volume considérable de documents : rapports, photos, notes de l’expert, dires à expert. A titre d’exemple, un dossier d’expertise moyen aurait une épaisseur de 40 cm dans le domaine industriel. On imagine aisément les implications du papier : photocopies nombreuses, manque de lisibilité parfois, affranchissement et envoi des pièces aux parties, sans compter la problématique du stockage. En effet, les dossiers des experts doivent être conservés pendant 30 ans, un volume de documents difficile à gérer au format papier.

Opalexe réduit considérablement ces volumes, au profit de documents numériques plus lisibles mais aussi plus faciles à échanger et à stocker.

4. Facilite le travail de l’expert

Un expert peut mettre un document à disposition de l’ensemble des parties (barreau, justiciables, juridiction) en une seule action, au lieu de consacrer du temps à la reprographie et à l’envoi des dossiers. Il gagne ainsi en productivité. Par ailleurs, Opalexe permet de placer des annotations sur les documents, visibles uniquement par l’expert : elles remplacent le traditionnel post-it papier et favorisent le travail en ligne.

5. Respecte le principe du contradictoire

Un expert de justice est soumis au principe du contradictoire : chaque partie prenante d’un dossier doit pouvoir prendre connaissance des faits et arguments et y répondre en temps utile. Les communications avec la partie adverse doivent en conséquence être fluides et complètes. En effet, le non-respect du principe du contradictoire peut entraîner la nullité du dossier. Une plateforme comme Opalexe, reconnue par le Ministère de la Justice, garantit le respect de cette obligation.

6. Limite voire évite les dires tardifs

Dans le cadre d’une expertise, chaque partie peut effectuer, par le biais de son avocat, une observation ou une réclamation à l’expert. Cela peut être l’occasion de demander des réponses à des questions non résolues, de signifier un désaccord qui n’a pu être exprimé auparavant. Ce document, transmis à l’ensemble des parties, s’appelle un « dire à expert ».

Avec les supports papier, il n’était pas rare d’avoir des « dires tardifs », c’est-à-dire envoyés tardivement par rapport à la date de dépôt du dossier au tribunal. Soit par une volonté délibérée de l’une des parties dans un contexte conflictuel, soit en raison des aléas de l’acheminement du courrier. L’expertise dématérialisée horodatant chaque document, il devient ainsi plus facile de démontrer le caractère tardif d’un dire à expert ou de prouver le non-respect d’un délai fixé pour la formulation des dires.

7. Réduction des délais de traitement des dossiers

En s’affranchissant des délais d’acheminement du courrier grâce à une plateforme en ligne, en évitant de consacrer du temps à la photocopie des pièces, en assurant la transmission simultanée des documents à tous les intervenants d’un dossier, on gagne en rapidité. Rappelons à ce sujet que l’expertise n’est pas une profession mais une activité exercée par un professionnel spécialiste de son domaine : tout temps gagné sur ces tâches administratives est donc un temps qu’il peut mettre à profit sur des missions à forte valeur ajoutée.

 

Hélène Toutchkov

Hélène Toutchkov
Content Manager

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