En 2013 déjà, la Commission européenne affirmait que l’adoption de la facturation électronique dans le cadre des marchés publics dans l’ensemble de l’Union européenne pourrait générer jusqu’à 2.3 milliards d’euros d’économies. Mais les économies ne sont qu’un des bénéfices de cette solution. En France avec le portail Chorus Pro et en Europe, l’heure est à la dématérialisation des factures et les bénéfices qui en découlent sont nombreux.

Productivité, gain de temps, garantie d’intégrité, transparence, protection de l’environnement… Non seulement la facture électronique est simple à mettre en place mais en plus les bénéfices sont évidents.

L’accélération de l’usage de la facture électronique, dans les relations entre l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics avec leurs fournisseurs, est identifiée par tous les acteurs comme une mesure essentielle de simplification en faveur des entreprises. La dématérialisation de ces échanges est en effet de nature à alléger la charge administrative pesant sur les opérateurs économiques, tout en facilitant les travaux des administrations.

Factures électroniques : une tendance qui se confirme

En 2010, la Commission européenne plaidait pour une généralisation de la facturation électronique. Selon elle, ce mode de facturation devait permette aux entreprises de raccourcir les délais de paiement, de réduire les risques d’erreur et de diminuer les frais d’impression et d’envoi. Neuf ans plus tard, la dématérialisation est devenue une véritable tendance. Selon l’EESPA (Europe E-invoicing Service Providers Association), l’utilisation de la facture électronique a progressé de 23% en 2017.

La dématérialisation encouragée au niveau européen

En 2014, les membres de l’Union Européenne ont adopté de nouvelles lois sur les marchés publics. En parallèle, ils ont adopté une loi destinée à encourager les contractants européens à mettre en place la facturation électronique pour la livraison de travaux ou de biens au secteur public. Depuis le 17 avril 2019, et conformément à la directive 214/55/UE, les autorités publiques chargées des marchés publics dans l’UE doivent se conformer à la norme européenne en matière de facturation électronique et être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques en conséquence.

Le texte européen ne contraint cependant pas les organisations publiques à recourir à la facture électronique. En revanche, grâce à cette directive, si une administration publique reçoit une facture électronique, elle n’a d’autre choix que de l’accepter. Quant aux prestataires en relation avec les acteurs publics, ils doivent s’assurer de la conformité de leurs factures électroniques avec les normes établies par la directive.

La directive européenne, précise, dans son article 6, les éléments essentiels d’une facture électronique :

  • Identifiants de processus et de facture
  • Période de facturation
  • Renseignements concernant le vendeur
  • Informations concernant l’acheteur
  • Renseignements concernant le payeur
  • Renseignements concernant le représentant fiscal du vendeur
  • Référence du contrat
  • Détail concernant la fourniture
  • Instructions relatives au paiement
  • Renseignements concernant les déductions ou frais supplémentaires
  • Informations concernant les postes figurant sur la facture
  • Montants totaux de la facture
  • Répartition par taux de TVA

La France se mobilise en faveur de la facture électronique

En France, la dématérialisation des factures s’accélère. En effet, la facture électronique s’impose de plus en plus dans les entreprises comme dans les administrations. Depuis 2017, la dématérialisation des factures est de plus en plus répandue au sein des organisations françaises devant demander le paiement de marchés publics. Une plateforme gouvernementale a été mise en place pour gérer le flux de factures : le portail Chorus Pro.

Portail Chorus Pro : des millions de factures traitées chaque année

L’Etat a l’obligation depuis le 1er janvier 2012, d’accepter les factures électroniques émises par ses fournisseurs. Sur les 4 millions de factures reçues chaque année par ses services, seules 34 000 l’ont toutefois été sous forme dématérialisée en 2013. En novembre 2018, le portail Chorus Pro a atteint les trois millions de factures traitées sur ce seul mois. Le nombre de factures dématérialisées a ainsi atteint les 36 millions depuis l’ouverture de la plateforme en juillet 2016.

Une dématérialisation par étapes

En début d’année, une nouvelle catégorie d’entreprises a dû se soumettre à l’ordonnance n°2014-697. Les grandes entreprises (selon la qualification de l’INSEE) et les personnes publiques depuis le 1er janvier 2017, les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5000 salariés, chiffre d’affaires inférieur à 1,5 Md€ ou bilan inférieur à 2Md€) depuis le 1er janvier 2018 et les PME (moins de 250 salariés, chiffre d’affaires inférieur à 50M€ ou bilan inférieur à 43M€) ont l’obligation de dématérialiser les factures adressées au secteur public. Au 1er janvier 2020, les micro-entreprises (moins de 10 salariés, chiffre d’affaires ou bilan inférieur à 2M€) seront également concernées.

Afin de faciliter les échanges entre les entreprises et les administrations publiques dans le cadre des demandes de paiement, l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’Etat) a mis en place le portail Chorus Pro. Mais que savez-vous réellement sur cet outil mis à disposition par l’Etat via l’ordonnance du 26 juin 2014.

Portail Chorus Pro : que faut-il en retenir ?

Que signifie marché public ?

L’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 définit les marchés publics comme des contrats conclus à titre onéreux par un ou plusieurs acheteurs publics avec un ou plusieurs opérateurs économiques publics ou privés, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services.

Qui sont les acheteurs publics ?

L’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics. D’autres organismes privés créés pour satisfaire des besoins d’intérêt général doivent aussi respecter les règles de passation des marchés publics ?

Quels sont les grands principes auxquels doit obéir la procédure de commande publique ?

Les procédures sont strictement encadrées et doivent obéir à trois grands principes :

  • Liberté d’accès à la commande publique
  • Egalité de traitement des candidats
  • Transparence des procédures
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Qui peut se porter candidat à un marché public ?

Dans le respect du principe de libre accès à la commande publique, tout opérateur économique peut se porter candidat à l’attribution d’un marché public, même les micro-entrepreneurs.

Le portail Chorus Pro s’adresse à l’ensemble des acteurs de la commande publique. Côté émetteurs, il s’agit des fournisseurs tant privés que publics qui peuvent désormais transmettre de façon efficace et automatique leur factures à destination de la sphère publique. Ils ont accès à un certain nombre de fonctionnalités :

  • Dépôt ou saisie d’une facture
  • Suivi du traitement de leurs factures
  • Ajout de pièces complémentaires nécessaires au traitement de leurs factures
  • Consultation des engagements émis par les services de l’Etat

Portail Chorus Pro : CertEurope vous accompagne

Les certificats électroniques proposés par CertEurope sont conformes au référentiel général de sécurité (RGS). Ils permettent aux fournisseurs du secteur public de dématérialiser et de transmettre de façon sécurisée des factures via le portail Chorus Pro. De cette façon, ils sont en mesure de gagner du temps, de réduire les coûts et de simplifier le suivi de leurs factures.

Sur le portail Chorus Pro, il est possible de déposer manuellement, à l’attention des entités publiques, des factures au format PDF texte. En signant au préalable vos factures PDF, avec le certificat électronique RGS**/eIDAS de CertEurope il n’est plus nécessaire de mettre en place une piste d’audit fiable entre la facture émise et la prestation à laquelle elle se rattache. Cet usage convient parfaitement lorsque le nombre de facture à déposer est relativement faible.

En revanche, lorsque vous devez envoyer un nombre important de factures auprès des entités publiques, il est conseillé d’interfacer le portail Chorus Pro à votre outil de gestion de factures. Que vous souhaitiez utiliser la plateforme en mode EDI ou API, il sera nécessaire de vous équiper d’un certificat SSL authentification serveur et/ou authentification serveur client. Le tableau ci-après récapitule le type de certificat nécessaire pour le raccordement que vous désirez.

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Hélène Toutchkov

Hélène Toutchkov
Content Manager