Pour une collectivité qui poste un appel d’offres, la principale « nouvelle » obligation consiste à se doter d’un profil acheteur. En réalité, elle n’est pas totalement neuve, puisque ces profils sont déjà obligatoires au-dessus de 90 000 euros. Le seuil est simplement abaissé à 40 000 euros.

Le profil acheteur permet de recueillir et de présenter la totalité des documents de la consultation. Ces pièces sont mises (gratuitement) à la disposition des candidats. De la même façon, l’ensemble des données relatives aux contrats conclus dans le cadre des marchés publics doit être libre d’accès, pour une durée de cinq années au moins après la fin de l’exécution, et dans un format de téléchargement universel (XML ou JSON). Cette obligation ne concerne pas les données sensibles qui pourraient porter atteinte à l’ordre public ou à la sécurité.

Tous les échanges électroniques doivent nécessairement passer par ce profil. Notamment pour ce qui est des documents signés numériquement par les opérateurs économiques (signature adossée à l’obtention d’un certificat d’appel d’offres).

Dans certains cas de figure, acheteurs et autorités concédantes peuvent contourner cette exigence. Par exemple, si le besoin est d’une valeur inférieure à 40 000 euros, s’il s’agit d’une consultation lancée par des services sociaux, ou si l’acheteur rencontre des difficultés à mettre en place ou à utiliser les moyens de communication exigés.

Dans la logique de la dématérialisation des processus de marchés publics, les entreprises qui souhaitent répondre doivent le faire électroniquement. La loi du 1er octobre 2018 impose aux opérateurs économiques l’obligation de transmettre leurs candidatures par la voie digitale. De fait, les offres émises en version papier risquent d’être considérées comme irrégulières, tout comme elles le sont actuellement dans le cadre d’appels d’offres dématérialisés en l’absence d’une signature électronique valable.

Naturellement, la question de la validité des documents se pose. Comment certifier qu’un signataire de marché public a donné son consentement ? L’arrêté d’avril 2018, qui abroge celui de juin 2012 relatif à la signature électronique, apporte déjà une réponse en définissant les modalités d’utilisation de la signature et du certificat afférent :

• Le certificat d’appel d’offres doit être délivré par un Tiers de Confiance, par exemple une Autorité de Certification comme CertEurope – An InfoCert Company, ou par un prestataire de service de confiance qualifié (selon les termes de eIDAS).
• La signature électronique doit être apposée à l’aide d’un parapheur digital.
• La validité de la signature électronique passe par l’authentification de l’identité du signataire, gage de confiance.

Ces exigences s’appliquent pour toute réponse à un marché public lorsque la signature électronique, adossée à un certificat d’appel d’offres, est requise (donc à compter du 1er octobre).

Enfin, il ne faut pas oublier que le reste du processus d’exécution est également dématérialisé. Cela concerne notamment la facturation électronique, déjà imposée aux autorités publiques, aux grandes entreprises et aux sociétés de taille intermédiaire. Et bientôt étendue aux PME, puis aux microentreprises.

La préparation au changement, c’est maintenant. Vous devrez vous conformer aux obligations relatives à la dématérialisation des marchés publics. Et, pour cela, être en mesure de signer électroniquement vos documents, demandez d’ores et déjà votre certificat d’appel d’offres à une Autorité de Certification, ou assurez-vous d’avoir en votre possession un certificat qualifié pour les commandes publiques.