La signature électronique revêt de multiples avantages : temps gagné, échanges simplifiés, sécurité accrue, intégrité des documents garantie, économies réalisées… Elle est aussi la clé de la transformation digitale des entreprises, d’autant plus depuis qu’elle est obligatoire dans certains contextes – pour répondre aux appels d’offres des marchés publics, par exemple. Mais que faut-il pour signer électroniquement des documents ? C’est là que les choses se compliquent. Pour cela, vous avez besoin de deux éléments : un certificat de signature électronique pour vous authentifier, et un outil de signature permettant d’apposer celle-ci sur les fichiers souhaités. Explications.

 

Qu’est-ce qu’un certificat de signature électronique ?

Vous connaissez certainement la signature électronique : il s’agit d’un outil immatériel permettant de signer des documents digitaux directement sur un ordinateur ou tout autre appareil connecté. Vous l’avez probablement déjà utilisée dans bon nombre de démarches en ligne, telle que la souscription d’un abonnement à un service, d’une assurance ou autre. Dans sa forme la plus simple, vous avez préalablement rentré des informations sur votre identité, puis donné votre consentement en cochant une case.

La signature électronique est encadrée par le règlement européen eIDAS qui définit plusieurs niveaux de sécurité et de fiabilité : simple, avancé et qualifié. Néanmoins, toutes les signatures n’ont pas la même valeur. Certains types de documents, tels que les actes d’avocats, les ordres de virement émis par les entreprises, les factures ou les réponses aux appels d’offres publics, requièrent l’emploi d’une signature électronique qualifiée – le niveau de sécurité et de fiabilité maximal prévu par eIDAS.

C’est là que le certificat de signature électronique entre en jeu. Par abus de langage, on omet souvent de préciser qu’il s’agit d’un certificat de signature électronique qualifiée. C’est lui qui fait le lien de manière certaine entre le signataire et sa signature. Nominatif et unique, ce certificat est remis à une personne physique après vérification des documents justificatifs et de l’identité de la personne en face-à-face. Cette personne va s’en servir pour signer électroniquement des documents et ainsi engager l’entreprise dans sa globalité. De la sorte, le certificat de signature électronique s’assimile à une véritable carte d’identité digitale, parce que sa délivrance est soumise à des processus stricts impliquant une vérification physique de l’identité de la personne. Il prend la forme d’un fichier contenant des informations au sujet du signataire, ainsi qu’une clé de cryptographie permettant de réaliser des opérations de signature.

 

Qu’est-ce qu’un outil de signature électronique ?

Si le certificat de signature électronique est la carte d’identité du signataire, l’outil de signature est l’incontournable « stylo numérique » avec lequel le représentant de l’entreprise peut signer tous les fichiers souhaités. L’outil récupère les informations contenues dans le certificat à l’aide d’un moteur de signature et les appose sur les documents, le tout par le biais d’un processus automatique.

L’outil de signature permet de…

  • Sceller l’engagement du signataire de manière irrévocable, de telle sorte qu’il ne puisse pas contester sa signature ou nier avoir envoyé le document signé (de la même façon qu’il est impossible de remettre en cause une signature manuscrite) ;
  • Garantir l’intégrité du document signé, en fournissant une preuve qu’il n’a pas été modifié ni altéré entre le moment où la signature a été apposée et l’instant où il a été consulté par son destinataire.

Le logiciel fonctionne ainsi comme un prolongement du certificat de signature électronique, dans la mesure où il s’appuie sur les données du certificat pour authentifier le signataire, prouver qu’il a bien signé le document, et figer ce dernier afin d’empêcher toute altération ultérieure. Il permet également d’automatiser le processus et de signer un ou plusieurs document(s) en ligne en quelques clics, sans échanges d’emails, sans avoir à imprimer des tonnes de papier et les envoyer par courrier. Le tout en conformité avec le règlement eIDAS.

 

Pourquoi le certificat de signature électronique est-il si important ?

Le certificat de signature électronique garantit l’identité du signataire, tandis que le logiciel de signature permet de sceller l’engagement et de s’assurer de l’intégrité du document signé. L’un ne va donc pas sans l’autre. Néanmoins, le certificat est indispensable de base, parce qu’il détermine la validité de la signature électronique, sa fiabilité, et son niveau de sécurité.

Ce certificat de signature électronique est délivré par un prestataire privé de certification électronique qualifié, notamment une Autorité de Certification comme CertEurope. Ce prestataire procède à un certain nombre de vérifications de l’identité du demandeur en fonction du niveau de sécurité souhaité, depuis l’envoi d’un simple email pour les procédures souples, jusqu’à la nécessité d’une rencontre physique entre le demandeur et le représentant du prestataire dans le cadre du processus de certification le plus rigoureux. Ces niveaux de sécurité correspondent à des niveaux de fiabilité et de garantie déterminés par le règlement eIDAS. Ils confèrent à la signature électronique une certaine valeur juridique.

En France, les Autorités de Certification s’appuient également sur le référentiel général de sécurité (RGS) afin d’assigner à chaque signature un niveau de qualité de certification. Le RGS se décompose lui aussi en trois étages : élémentaire (RGS*), standard (RGS**) ou renforcé (RGS***). Participer aux appels d’offres de marchés publics suppose, par exemple, de posséder a minima un certificat de signature électronique RGS** ou un certificat électronique qualifié eIDAS.

 

CertEurope vous propose des certificats de signature électronique conformes au règlement eIDAS et au référentiel RGS, en fonction des besoins de votre entreprise et du risque qui pèse sur vos documents. Ainsi qu’une plateforme de signature conçue spécifiquement pour garantir la sécurité et l’intégrité des fichiers. Choisissez le certificat adapté… et vous pourrez compter sur l’outil de signature le plus pertinent pour en tirer le meilleur parti !

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Andry Ramiandrasoa

Andry Ramiandrasoa
Product Marketing Manager