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Tout savoir au sujet du contrat électronique
Le guide pour dématérialiser vos contrats
Le guide pour dématérialiser vos contrats
Vous rédigez toujours vos contrats sur papier ? Il est temps de prendre le train de la modernité en marche et de dématérialiser entièrement vos pratiques contractuelles – avec, à la clé, de nombreux bénéfices.
Mais avant de vous lancer, il est essentiel de prendre connaissance des règles juridiques qui entourent ces pratiques nouvelles. Quelles sont les modalités qui régissent l’établissement d’un contrat électronique ? Et quels avantages pourrez-vous tirer de la dématérialisation de vos contrats ?
Comment fonctionne le contrat électronique ?
Comment fonctionne le contrat électronique ?
Naturellement, un contrat électronique est avant tout un contrat. Il est donc soumis aux mêmes modalités de fonctionnement que son équivalent papier. À ces règles viennent toutefois s’en ajouter de nouvelles, formant un cadre réglementaire dédié (issu de la « loi pour la confiance dans l’économie numérique » du 21 juin 2004, disponible ici). En voici les grandes lignes.
Les conditions de validité
Les conditions de validité
Tout contrat électronique doit respecter les conditions de validité d’un contrat papier, à savoir :
- Le consentement des parties, qui doit être exempt de vices et donner lieu à une validation par le biais du « double clic ». Dans le cadre du RGPD, ce consentement doit aussi être explicite, éclairé et libre.
- La capacité: seule peut contracter une personne en pleine capacité.
- L’objet et la cause : la prestation indiquée dans le contrat électronique et les raisons qui poussent les parties à contracter doivent être légales et ne pas contrevenir à l’ordre public.
En matière de validité de l’acte, la loi de 2004 affirme l’équivalence entre le support papier et le support électronique pour tout ce qui touche à l’écrit dans le cadre d’une contractualisation électronique. Mais cela, à condition que la personne dont émane le contrat soit facilement identifiable, et que le document soit conservé dans de bonnes conditions (de manière à garantir son intégrité).
Les modalités de conclusion du contrat
Les modalités de conclusion du contrat
Votre contrat électronique doit également :
- Énoncer les étapes à suivre pour le conclure ;
- Indiquer les moyens de relever et de corriger les éventuelles erreurs ;
- Être établi en langue française (en plus de tout autre idiome de votre choix) ;
- Renvoyer aux règles professionnelles et commerciales auxquelles vous entendez vous soumettre via ce contrat (toujours par voie électronique) ;
- Préciser les modalités de conservation et d’archivage du contrat, ainsi que les possibilités offertes aux contractants d’accéder à ce document par la suite ;
- Être établi en deux exemplaires datés et signés, un pour chaque signataire.
La signature électronique pour valider un contrat dématérialisé
La signature électronique pour valider un contrat dématérialisé
Tout acte juridique, pour être validé, nécessite une signature. Pour vos documents dématérialisés, et notamment pour vos contrats, vous devez créer une signature électronique qui permette de vous identifier. Une fois apposée sur un contrat numérique, celle-ci manifeste votre consentement aux obligations qui découlent de l’acte en question – tout comme celui des autres signataires.
L’envoi du contrat électronique
L'envoi du contrat électronique
Qui dit contrat électronique, dit envoi dématérialisé. Quel serait l’intérêt d’établir un acte en ligne pour le transmettre par courrier postal ? La loi stipule donc que vous pouvez utiliser la voie électronique pour toute transaction contractuelle, et par exemple adresser un contrat à un client ou un partenaire par email dès lors qu’il vous a donné son accord – et communiqué son adresse électronique.
La particularité du contrat dématérialisé
La particularité du contrat dématérialisé
Terminons cette présentation avec l’une des spécificités les plus notables du contrat électronique : puisque celui-ci est établi sous forme numérique, sans modèle papier préexistant, toutes les copies créées deviennent des originaux !
Pourquoi passer au contrat électronique ?
Pourquoi passer au contrat électronique ?
Vous voyez, le contrat électronique, ce n’est pas si compliqué ! Et passer au tout-dématérialisé peut vous apporter quantité de bénéfices directs et indirects. Vous avez encore des doutes ? Bouclons ce guide du contrat numérique en vous présentant ses cinq atouts majeurs.
Une productivité accrue
C’est l’atout numéro un : plus vos équipes passent de temps à établir des contrats, à les vérifier, à les faire signer en interne, à faire la navette entre les différents services, puis à les transmettre aux destinataires avant de les numériser pour l’archivage (un comble !), moins elles en ont pour prendre en charge des tâches autrement plus essentielles. Un contrat papier demande une demi-heure de travail, à tout le moins. Un contrat électronique se crée, se signe et s’envoie en trois minutes.
Un processus accéléré
Combien de fois un contrat émis par vos soins est-il arrivé chez le destinataire après la date prévue pour son entrée en vigueur ? À l’heure de l’immédiateté permise par le web, c’est presque une faute morale. Opter pour le format électronique vous permet d’accélérer le processus de contractualisation pour passer de deux semaines (en moyenne) à quelques heures tout au plus.
Des échanges fiabilisés et sécurisés
Connaissez-vous le taux de perte d’un document électronique ? Il est égal à zéro. Dans le pire des cas, le mail n’a pas été reçu… Et il suffit de le renvoyer ! Le contrat numérique est donc la meilleure façon de garantir la fiabilité des échanges, à l’inverse du format papier qui n’est jamais sûr d’arriver. Mais aussi leur traçabilité (vous savez qui a fait quoi, et quand) et leur sécurité (vous définissez les règles d’accès aux documents en fonction des profils utilisateurs).
Un meilleur suivi du cycle de vie du contrat
Un retard de signature ? Une mention à corriger ? Avant, le temps nécessaire au traitement des petits soucis de contractualisation se comptait en jours (perdus). Aujourd’hui, avec le contrat électronique, le suivi du cycle de vie se fait en ligne, en toute simplicité et de façon instantanée : vous recevez alertes et notifications en cas de problème, et l’option de verrouillage du document vous permet d’éviter les ajouts de dernière seconde non désirés.
Des coûts de gestion réduits
Enfin, dernier atout majeur, et non des moindres : vous éliminez toute une série de frais inévitables dans le cadre d’une contractualisation papier. Pas d’impression, pas d’envoi postal, pas de transport, pas d’archivage physique – vous n’avez qu’à prendre en charge les coûts des logiciels et de la création d’une signature électronique, soit uniquement des dépenses ponctuelles. À la fin de l’année, vous pouvez faire le calcul des économies réalisées… Et vous féliciter de votre choix !
Alors, qu’attendez-vous pour passer au contrat électronique ?
2 thoughts on “Tout savoir au sujet du contrat électronique”
Un très bon travail
Oui Un très bon travail