La signature électronique est un procédé technique qui permet de dématérialiser une signature tout en lui conférant une valeur légale. Elle permet d’apporter confiance et sécurité dans les échanges numériques.

Elle n’est pas à confondre avec une signature manuscrite scannée, qui ne constitue pas une preuve de consentement et ne peut donc pas remplacer la signature électronique.

Naturellement, un contrat électronique est avant tout un contrat. Il est donc soumis aux mêmes modalités de fonctionnement que son équivalent papier. À ces règles viennent toutefois s’en ajouter de nouvelles, formant un cadre réglementaire dédié (issu de la « loi pour la confiance dans l’économie numérique » du 21 juin 2004, disponible ici). En voici les grandes lignes.

Le PVID est un « visa de sécurité » qui prend la forme d’un référentiel d’exigences à remplir. Établi par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) en mars 2021, il permet au grand public d’identifier les prestataires de services de vérification d’identité à distance qui présentent un niveau de garantie suffisant pour assurer la protection de l’identité numérique des utilisateurs. Donnant lieu à une certification, ce référentiel atteste que les prestataires en question ont mis en œuvre les mesures visant à réduire les risques de fraude.

Quels risques ? Parce que le processus de vérification d’identité est identique à distance comme en face-à-face, il présente a priori les mêmes vulnérabilités – le risque premier étant l’usurpation d’identité. Or, en réalité, ce risque est plus grand lorsqu’il touche à l’identité numérique, en raison du nombre plus important de leviers de fraude : falsification ou contrefaçon des documents, masques physiques, deepfakes, tentatives répétées d’usurpation… Autant de raisons qui font que l’identité numérique doit être vérifiée avec une plus grande rigueur, en s’assurant de l’authenticité du titre d’identité et de la légitimité du détenteur à le posséder.

De plus en plus d’opérateurs proposent des services de vérification d’identité à distance, et le recours à ces services ne fait qu’augmenter. L’objectif de l’ANSSI, avec le PVID, est donc de mettre en lumière les solutions qui offrent le plus de garanties. À ce titre, le référentiel prévoit deux niveaux de sécurité en fonction du besoin :

• le niveau « substantiel » (fiabilité similaire à une vérification en face-à-face : le prestataire doit considérer les attaquants disposant d’un potentiel modéré),
• et le niveau « élevé » (fiabilité équivalente à la délivrance d’un titre d’identité auprès d’une autorité compétente : le prestataire doit considérer les attaquants disposant d’un potentiel élevé).

Hélios est une application qui facilite la gestion des flux financiers. Elle concerne les collectivités locales et les établissements publics locaux. Par exemple les établissements publics de santé, les établissements publics sociaux et médico-sociaux, ainsi que les établissements publics d’habitations à loyer modéré. Hélios est la télétransmission des données comptables qui repose sur la modernisation du système de gestion informatique et sur l’avènement d’Internet. L’application est paramétrable. Elle devra améliorer dans l’immédiat la gestion quotidienne des comptables. Ainsi, les comptables et les ordonnateurs peuvent suivre l’ordonnancement et l’exécution des dépenses et des recettes des collectivités.

Un outil moderne au service des gestionnaires publics

Internet étant un outil de développement technologique d’échange, il est logique que la DGFiP suive le changement pour la dématérialisation complète de la chaîne budgétaire et comptable entre les collectivités et le trésorier. Cette nouvelle application de gestion comptable et financière des collectivités locales et établissements publics locaux apporte donc beaucoup plus d’avantages que les autres applications utilisées précédemment par la DGFiP. Les données comptables et financières provenant des collectivités territoriales sont présentées en fichier XML, d’après le Protocole d’Échange standard (PES). Ces données se transmettent dans le système Hélios après transmission et contrôle en trésorerie.

Hélios apporte de la modernisation des échanges entre les collectivités locales et les comptables publics. Cela se traduit par la dématérialisation des pièces comptables et par la mise en place de la signature électronique. Hélios garantie ainsi une rapidité, une simplicité, une efficacité et une souplesse dans les échanges. Les collectivités locales et la trésorerie bénéficient toutes les deux des avantages proposés par Hélios. Ce dernier garantit des échanges enrichis. Cela que ce soit pour les situations de trésorerie, le paiement des mandats de dépense ou encore le recouvrement des titres de recette. Il en est de même pour la qualité d’information qui s’échange sur le suivi des marchés publics et l’inventaire des éléments d’actif.

En somme, la mise en place de l’application Hélios permet d’accélérer les paiements et les recouvrements. En effet, l’échange entre les collectivités locales et les comptables publics pour l’exécution des budgets constitue près de 550 millions de documents papier chaque année. Cette dématérialisation des pièces d’exécution budgétaire et comptables permet de réduire le coût, de fiabiliser la transmission, et d’améliorer le contenu des missions d’exécution et sa gestion.

L’exploitation du traitement Helios

Hélios permet le suivi du recouvrement des titres de recette, des dépenses, des régies et la gestion des ressources des personnes hébergées. Pour le suivi du recouvrement des titres de recette, Hélios permet de traiter diverses informations telles que les caractéristiques du titre, le suivi des encaissements et du recouvrement et l’identification du débiteur. Pour les dépenses, les informations sont les caractéristiques du mandat, l’identification et référence bancaire des fournisseurs. Mais aussi l’identification des titulaires et caractéristiques des marchés, les cessions-oppositions éventuelles, le suivi des paiements …

Pour le suivi des régies, les informations relatives à la régie, au régisseur et à ses mandataires. L’accès aux données est réservé aux personnels utilisateurs habilités. Ceux-ci émanent du poste comptable gestionnaire des collectivités locales, des trésoreries générales et des recettes des finances chargées de la gestion. Mais également du pôle spécialisé de la DGCP chargé du recouvrement contentieux, des services chargés de l’audit et de l’organisme ordonnateur des collectivités locales.

Pour les données à caractère personnel, quelques destinataires peuvent exploiter le traitement Hélios. Les organismes bancaires peuvent être des destinataires des données pour le règlement des dépenses, le recouvrement et les prélèvements. C’est aussi le cas pour les huissiers dans la procédure des actes de saisie. Egalement des gérants des établissements de santé pour les personnes hébergées concernées. Cependant, l’accès sur l’application HELIOS se limite aux données relatives au domaine de compétence des utilisateurs. Les ordonnateurs ne peuvent pas consulter par exemple que les données qu’eux-mêmes ont transmis au Trésor public.

Identifier les numéros de marché en cohérence avec Hélios

Lors de la transmission des données entre ordonnateur et comptable vers le trésorier (Hélios), il faut créer un identifiant unique qui figurera sur la pièce d’ordonnancement (titre ou mandat) pour lier les pièces justificatives dématérialisées et les pièces comptables.

Deux modes de référencement s’offrent aux ordonnateurs pour créer un lien entre les pièces justificatives « papier » et les titres ou mandats dématérialisés avec le Protocole d’échange standard d’Hélios : un référencement par identifiant unique et un référencement par numéro de mandat ou de titre.

L’identifiant unique doit comporter au minimum un certain nombre d’informations précises à savoir le SIRET du budget collectivité, l’année d’origine, le domaine conformément aux « objets comptables » d’Hélios (dépense, recette…) ou le domaine principal pour des pièces justificatives, le numéro chronologique (identification des numéros de marché en cohérence avec Hélios) et les autres données d’identification choisies par l’ordonnateur pour garantir le lien entre les pièces justificatives dématérialisées et les pièces comptables.

Le référencement par identifiant unique permet l’apposition d’un identifiant unique sur chaque pièce justificative. Ce type de référencement s’effectue selon les modalités techniques que l’ordonnateur a définies. Par exemple des étiquettes ou une référence manuscrite à la pièce justificative.

Pour faciliter le classement, l’identifiant unique doit comporter l’année d’origine, le domaine et le numéro chronologique. L’ordonnateur effectue le classement selon l’ordre de l’identifiant pour assurer un classement chronologique par domaine. Ce type de référencement reste le même avant et après l’arrivée de la dématérialisation au niveau des pièces justificatives.

Le référencement par numéro de mandat ou de titre incombe à l’ordonnateur Il doit accompagner les pièces justificatives du numéro du mandat ou de titre rattaché. Ainsi, pour ce deuxième mode de référencement il assure le classement des pièces justificatives par numéro d’objet comptable.

OTP signifie « One Time Password » (mot de passe à usage unique).

En effet, un code OTP est une chaîne aléatoire de caractères alphanumériques générée par un système d’authentification. Il a pour but d’accorder l’accès à un service de manière sécurisée. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un mot de passe à usage unique. Il ne peut être utilisé qu’une seule fois et est généralement valable pour une durée limitée (TOTP, Time-based One-Time Password). Une signature électronique OTP a une valeur légale.